En tant que copropriétaire, les comptes de la copropriété tenus par le syndic vous concernent de très près. Contrôler les comptes vous permet de savoir ce que la collectivité dépense et s’il est possible de réaliser des économies.
Vérifiez que les comptes de la copropriété soient bien tenus
Tout d’abord, les comptes que vous recevez doivent être clairs et facilement lisibles, il n’y a pas besoin d’être un comptable pour s’apercevoir d’une mauvaise tenue. Les noms des fournisseurs, les dates d’intervention et le tarif doivent être indiqués de façon claire. Vous devez pouvoir identifier chaque dépense et en connaître le détail.
Pour plus de précisions, demandez au syndic la possibilité de consulter le « grand livre », vous y avez accès sur demande et vous êtes censé(e) obtenir toutes les informations relatives aux dépenses de façon très précise. Si vous voyez des pages entières de lignes rayées, corrigées ou annulées, vous êtes en droit de demander une explication au syndic. En effet, la tenue des comptes d’une copropriété se fait de façon claire et règlementée, chaque facture doit être enregistrée, au jour le jour, en fonction de leur réception, afin de permettre une vision complète de l’exercice comptable.
Conseils SeLoger
Commencez votre investigation plusieurs semaines avant la date à laquelle doit se tenir l’assemblée générale. Le syndic peut se contenter de vous envoyer les convocations et les annexes comptables dans le délai légal minimum de 21 jours, or si votre copropriété compte plusieurs dizaines de lots, vous aurez peut-être besoin de plus de temps pour étudier les comptes.
Vous n'êtes pas expert comptable, pas de problème...
Bien que vous ne soyez pas forcément comptable de formation, relever des failles dans la tenue des comptes de votre copropriété s’avère accessible à tout le monde. Jeter un œil à l’équilibre entre les débits et les crédits. En effet, si vous regardez la balance générale, vous devez impérativement relever un total général des débits égal au total général des crédits. Si tel n’est pas le cas, ne tardez pas à demander des explications et des justificatifs au syndic. Ensuite, comparez le solde de l’année précédente avec celui de l’année qui s’écoule. Théoriquement, entre le solde de l’année N et celui de l’année N-1, il ne doit pas y avoir de différence.
Bon à savoir
Vérifiez que la répartition des tantièmes soit la bonne. Il arrive de relever des anomalies dans cette répartition, ce qui entraine inévitablement des erreurs de facturation des copropriétaires. Si vous vivez dans une petite copropriété, vous n’aurez pas trop de mal à vérifier cette information. En revanche, si vous vivez dans une copropriété qui comporte plusieurs bâtiments et plusieurs dizaines de lots, faire appel à un spécialiste pourra s’avérer nécessaire.
Penchez-vous sur les factures et leur règlement
Vous pouvez commencer par pointer le montant des factures afin de vous assurer qu’il correspond à ce qui a été indiqué dans le « livre journal » que vous obtiendrez de droit et sur demande auprès du syndic. Mais vous devez également vérifier que les dates d’écriture correspondent bien aux dates indiquées sur les factures. De plus, vous devez vous assurer que la raison sociale, l’adresse, la nature de l’intervention et le taux de TVA sont corrects et indiqués précisément.
Vérifiez bien que chaque intervention qui a été facturée corresponde à une intervention effectivement réalisée dans votre immeuble, car il peut arriver, par exemple, de voir des travaux réalisés dans un seul bâtiment de la copropriété et attribués, dans les comptes, à l’ensemble de la copropriété.
Intéressez-vous aussi aux délais de paiement réalisés par le syndic. On estime qu’un délai raisonnable est de 30 jours, or, si le syndic règle une majorité de ses factures dans un délai qui excède ces 30 jours, il est possible que la syndic rencontre des problèmes de liquidités. Pour obtenir cette information, vous pouvez contacter chaque fournisseur et leur demander de vous répondre par écrit afin de connaître les délais de règlement du syndic.
Chiffre clés
Le paiement des factures par le syndic doit être réalisé dans un délai de 30 jours.
Où sont placés les appels de fonds pour les futurs travaux ?
Il arrive que le syndic détienne une certaine somme avancée par les copropriétaires et qui constitue une trésorerie : c’est notamment le cas lorsqu’un appel de fonds a eu lieu pour des travaux prévus dans les mois à venir. En l’absence de compte séparé, il n’est pas rare que le syndic place cette somme dans l’objectif de la faire fructifier, mais sachez que ce placement ne profitera pas aux copropriétaires.
Il est donc impératif que vous sachiez où sont placées les sommes avancées par les copropriétaires, et que vous vous assuriez que le montant des avances de trésorerie ne dépasse pas 1/6e du budget prévisionnel de la copropriété.
Si des travaux ont été votés et que l’appel de fonds a été effectué, assurez-vous que les travaux aient lieu dans les délais prévus et qu’ils soient menés à leur terme. Il peut arriver de voir des travaux qui n’en finissent pas sous prétexte d’impayés ou de retard. Or si la copropriété dispose des fonds nécessaires, il vous faudra l’exiger.
Les points clés à retenir
Il est important que vous contrôliez les comptes de votre copropriété, afin de vous assurer que le travail de votre syndic est correctement effectué. L'idéal est de réaliser cette vérification juste avant l'assemblée générale.
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