Avant même de commencer la recherche de votre futur locataire, vous devez précisément fixer les conditions financières de la location, à savoir le montant du loyer et des charges récupérables. Si la nature des charges locatives est limitativement encadrée par décret, le calcul approché de leur estimation fait appel à divers paramètres variables. Une évaluation raisonnable et sincère des provisions sur charges permet d'éviter tout conflit avec votre locataire au moment de la régularisation annuelle.
Déterminer les charges récupérables
Les charges récupérables correspondent à certaines catégories de dépenses, liées à l'occupation du logement, que vous engagez pour le compte de votre locataire, mais dont vous pouvez lui réclamer le remboursement. Contreparties de prestations et de services rendus, ces charges ont été strictement énumérées par décrets en huit classes distinctes :
- Ascenseurs (exploitation et réparation) ;
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif ;
- Installations individuelles de chauffage et de production d'eau chaude, distribution dans les parties privatives ;
- Parties communes intérieures (électricité, entretien et menues réparations) ;
- Espaces extérieurs communs (aires de stationnement, espaces verts) ;
- Hygiène (conditionnement des ordures, désinsectisation et désinfection) ;
- Équipements divers (interphone(s), ramonage…) ;
- Impositions et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage).
Cette liste ne comprend pas l'électricité privative ni l'accès à Internet dont les coûts d'abonnement et de consommation incombent normalement à l'occupant, qui doit pouvoir disposer du choix de ses fournisseurs. Si, pour des raisons techniques, vous êtes néanmoins contraint de conserver la facturation de ces services à votre nom, vous devez prévoir une clause spéciale de récupération de ces dépenses dans le bail. Leur remboursement entre alors dans le décompte des provisions pour charges. Veillez cependant à justifier cette situation afin d'écarter la possibilité de requalification de cette disposition en clause abusive.
En sus des charges ainsi inventoriées, sont également récupérables les réparations locatives que vous auriez pu acquitter.
Ce que dit la loi « Les dépenses afférentes à l'entretien courant et aux menues réparations d'installations individuelles (…) sont récupérables lorsqu'elles sont effectuées par le bailleur au lieux et place du locataire. » (Article 3 du décret n° 87-713)
Opter dans le bail pour les provisions sur charges
Vous pouvez procéder selon deux méthodes pour récupérer ces charges auprès de votre locataire :
- De manière ponctuelle, en joignant les factures justificatives des dépenses que vous avez engagées. Le locataire doit alors régulariser immédiatement la somme réclamée, pour un montant imprévisible parfois important.
- De manière régulière, par des versements périodiques mensuels de provisions pour charges. Cette solution couramment usitée procure l'avantage de lisser sur toute l'année le coût des charges locatives, sans désagréable surprise budgétaire. Votre locataire s'acquitte de la provision en complément de son loyer. Une régularisation est prévue annuellement en fonction des dépenses que vous avez réellement engagées sur la période.
Dans les seuls cas où vous louez votre logement en meublé ou en colocation vide ou meublée, vous pouvez préférer une récupération des charges sous la forme d'un forfait mensuel. Évaluez alors au mieux son montant, car aucune régularisation n'est alors possible.
Estimer convenablement les provisions
Pour évaluer, au plus près de la réalité, le montant à fixer pour la provision mensuelle, essayez d'anticiper le coût de l'ensemble des débours que vous allez devoir régler au cours de l'année à venir. La provision se calcule ensuite en divisant le total des dépenses estimées en douze mensualités égales. Si votre logement se situe dans un immeuble, basez-vous sur le décompte et la répartition des dépenses que vous a adressés votre syndic de copropriété après la tenue de l'assemblée générale. Ne retenez sur ces résultats que les frais qui sont récupérables à titre de charges locatives. Pondérez ces dépenses en fonction du budget prévisionnel récemment approuvé. Ajoutez le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) qui figure sur le décompte explicatif de votre taxe foncière. Tenez compte du fait que les consommations d'eau et de chauffage sont susceptibles de varier notablement d'une année sur l'autre en fonction des habitudes de vie des différents locataires, mais aussi des conditions météorologiques plus ou moins clémentes. Pour tempérer ces possibles écarts, prenez comme référence la moyenne des décomptes de charges des trois derniers exercices.
Ajuster le montant si nécessaire
Au moment de la régularisation annuelle, vous allez pouvoir comparer le montant des dépenses que vous avez effectivement engagées avec le total des provisions versées par le locataire au cours des douze derniers mois. Deux cas se présentent alors :
- Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, vous êtes tenu de reverser le trop-perçu à votre locataire ;
- Si les provisions sont au contraire inférieures, vous pouvez lui facturer le complément des frais locatifs, sous condition de les justifier.
Un écart important entre l'estimation des provisions et le véritable montant des charges récupérables impose d'ajuster la provision à la baisse ou à hausse pour l'année suivante.
Attention : ne sous-estimez pas le montant des charges à dessein de rendre votre logement plus attractif au moment de sa mise en location. Le locataire risquerait de se trouver en difficulté financière au moment de régulariser des charges imprévues trop importantes. Il serait alors en droit d'engager une action à votre encontre pour préjudice, voire d'obtenir la nullité du bail pour dol.
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