Location : comment faire un état des lieux ?

Faire un état des lieux : une obligation qui remonte à 1989

L’obligation de mener à bien un état des lieux formel lors de la location d’un logement remonte à 1989. La loi a rendu obligatoire son établissement en début et en fin de location, vide ou meublée, afin d’éviter des litiges au départ du locataire.

Comment faire un état des lieux : ce qu’il faut savoir ?

Deux états des lieux sont obligatoires:

1. À l’entrée du nouveau locataire.
2. À la sortie du logement pour constater l’état de ce dernier avant une éventuelle relocation.

Pour faciliter la comparaison, il est préférable, dans la mesure du possible, d'utiliser un document unique pour les deux états des lieux. À défaut, les états des lieux doivent être réalisés sous la forme de documents distincts ayant une présentation similaire. 

Pour faire un état des lieux correct, il doit être constaté par écrit, sur support papier ou sous forme électronique, signé et daté du propriétaire et du locataire (ou de leur mandataire), et reproduit en autant d’exemplaires que de personnes intéressées au contrat. Ces exemplaires doivent être gardés plusieurs mois après leur signature. En cas de litige, ils vous seront utiles. L’état des lieux peut aussi être remis par voie dématérialisée au moment de sa signature.

Un état des lieux doit se faire à l'arrivée du locataire...

Depuis le décret du 1er juin 2016, pour faire un état des lieux conforme, voici ce qui doit figurer dans le document afin qu’il n’y ait aucune contestation possible lors d’un éventuel litige :

• Le type d'état des lieux (entrée ou sortie).
• Sa date d'établissement.
• La localisation du logement.
• Le nom ou la dénomination des parties.
• Le domicile ou le siège social du propriétaire.
• Le cas échéant, le nom ou la dénomination et l’adresse des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux.

Sans oublier les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie, le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun, et enfin pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Cette description peut être complétée de réserves et illustrée de photos pour limiter les contestations.

Chacun de ces détails est nécessaire pour faire l’état des lieux d’un bien et enfin, si une partie ou la totalité du dépôt de garantie du locataire sortant doit être gardée par le propriétaire pour une remise en état des lieux.

Lors de l’état des lieux

La vérification de la présence et du bon fonctionnement d’un détecteur de fumée doit également être faite lors de l’état des lieux d’entrée. Pour rappel, ceci est obligatoire depuis la loi n° 2010-238 du 9 mars 2010. Si le logement dispose d’un système de chauffage ou d’eau chaude sanitaire, les index de consommation doivent également être relevés et mentionnés dans l’état des lieux, au même titre que les autres compteurs.

… mais aussi un état des lieux à sa sortie !

L’état des lieux doit dès lors faire figurer l'adresse du nouveau domicile ou lieu d'hébergement du locataire, la date de réalisation de l'état des lieux d'entrée, et éventuellement les évolutions de l’état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée. 

Faire un bon état des lieux ne doit pas reposer sur des termes génériques, du type « logement en bon état ». Une description plus précise permettra de devancer les éventuels litiges. Si l’électricité est coupée au moment de la visite, le locataire peut émettre des réserves sur le bon fonctionnement des équipements électriques et le noter dans l’état des lieux. 

En pratique, il est recommandé de reprendre la même trame que pour l’état des lieux d’entrée (même ordre des pièces, mêmes rubriques) afin de faciliter la comparaison.

Un complément à l’état des lieux

Un locataire peut demander à son propriétaire des compléments à l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa signature. Par exemple, si le chauffage ne fonctionne pas lorsque la visite se fait en été ou au printemps, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe.

Si le propriétaire refuse de modifier l’état des lieux malgré une demande motivée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation compétente pour tenter de résoudre le différend à l’amiable. Les parties peuvent aussi convenir d’appliquer une grille de vétusté annexée au bail : ce document, issu d’un accord collectif et conforme au décret de 2016, permet de distinguer l’usure normale (à la charge du bailleur) des dégradations imputables au locataire.

Quelles conséquences si l'état des lieux n'a pas été dressé ?

Si l’état des lieux est obligatoire, locataire et propriétaire peuvent décider de s’en abstraire chacun de leur côté. À leurs risques et périls... 

Si le propriétaire s’y refuse, il devra apporter la preuve que les dégradations commises en cours de bail n’existaient pas avant ce dernier. Si c’est le locataire qui refuse de se soumettre à l’exercice de l’état des lieux, il est en principe réputé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et devra le rendre dans cet état, sauf s’il parvient à apporter la preuve contraire.

 Si cette volonté de non-soumission à l’état des lieux est partagée, le juge, en cas de litige, aura tendance à considérer que le logement est rendu en l’état, quelle que soit son évolution.

En cas de désaccord important (refus de signer, absence d’une des parties), il est possible de faire appel à un commissaire de justice, dont le constat d’état des lieux s’impose alors aux parties. Les frais sont partagés par moitié entre le locataire et le propriétaire, selon un tarif réglementé.

Comment faire un état des lieux : les 5 choses indispensables à faire

Pour résumer et pour que votre état des lieux se passe de la meilleure des manières possibles, voici une check-list de 5 points :

1. Un état des lieux est nécessaire à l’entrée et à la sortie du bien.
2. Un état des lieux doit être signé en plusieurs exemplaires ou remis par voie dématérialisée à chaque partie.
3. Il doit être ratifié par les deux parties pour être valable.
4. Une description la plus précise possible de l’état du bien à l’entrée et la sortie évite tout problème. L’ajout de photos datées est fortement recommandé.
5. Les relevés des compteurs ne doivent pas être oubliés. Pensez également aux index de chauffage et d’eau chaude sanitaire lorsqu’il existe un comptage individuel.

Les points clés concernant l’état des lieux dans le cadre d‘une location

• Faire un état des lieux est obligatoire à l’entrée et à la sortie du locataire.
• La loi stipule les informations exactes qui doivent être mentionnées dans l’état des lieux, notamment via le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016.
• Locataire et propriétaire peuvent décider de s’abstraire, chacun de leur côté, de cette obligation, mais ils s’exposent alors à un renversement de la charge de la preuve en cas de litige.