Comment bien préparer son assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale de copropriété, un rendez-vous incontournable

Vous détenez un bien immobilier au sein d’une copropriété ? Chaque année, vous allez recevoir une convocation en vue de participer à l’assemblée générale des copropriétaires. Ce document formel doit vous être adressé par courrier recommandé au moins 21 jours avant la date de l’évènement. Mais dans une situation d’urgence nécessitant la convocation d’une assemblée générale extraordinaire, le syndic est dispensé de respecter ce délai. Sur cette convocation, mentionnant vos coordonnées ainsi que la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale, l’ordre du jour doit être précisément détaillé. Ainsi, toutes les questions qui seront soumises au vote des copropriétaires vous seront communiquées au préalable. Un conseil : prenez le temps de lire précisément le contenu de ce document pour ne pas découvrir au moment de l’AG les points qui seront soumis à votre approbation.

1. Pensez à soumettre vos questions au moins un mois avant la date prévue

Vous pouvez demander qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour, mais il faudra toutefois la faire parvenir au syndic suffisamment tôt pour que celle-ci soit prise en compte. Il est ainsi conseillé de l’envoyer, au plus tard, un mois avant la date prévisible de l’assemblée générale. Si vous adressez une question concernant par exemple des travaux qui engagent la copropriété, attention à bien joindre les documents indispensables à la prise de décision des copropriétaires : nature des travaux, plans, devis etc. En l’absence de ces documents, le vote ne pourra avoir lieu. C’est l’importance de la quote-part dans les parties communes qui détermine le nombre de voix (tantiennes) dont chaque copropriétaire dispose. Sachez également que des coefficients s’appliquent dans le cas de certaines dépenses de fonctionnement. Ainsi, si vous habitez au dernier étage d’un immeuble équipé d’un ascenseur, votre contribution à l’entretien de l’ascenseur sera supérieure à celle demandée aux copropriétaires du premier étage, à surface comparable.

2. Vérifiez la bonne utilisation des fonds avancés au syndic

Lors d’une assemblée générale, les copropriétaires doivent se prononcer sur les comptes de l’exercice passé et le budget prévisionnel de l’exercice en cours. Si vous voulez vérifier certaines pièces justificatives, sachez que vous avez la possibilité de les consulter dans les bureaux du syndic avant la tenue de l’assemblée générale. Lire les comptes d’une copropriété ne s’improvise pas et nécessite une attention toute professionnelle. Un exemple ? Attention à vérifier la bonne utilisation des fonds avancés par la copropriété, lors de travaux par exemple. Pour plus de lisibilité, préférez toujours un compte séparé pour votre copropriété. En cas de faillite d’un cabinet ne pratiquant pas le compte séparé, il sera très difficile de récupérer les fonds avancés par les copropriétaires.

3. Faites une procuration en cas d’absence prévisible

Si vous n’avez pas la possibilité d’assister à l’assemblée générale des copropriétaires, sachez que le vote par correspondance est rigoureusement interdit. Mais pas de panique, vous pouvez vous faire représenter en donnant une procuration à une personne de confiance de votre choix, à condition qu’elle ne fasse pas partie du syndic. Sur le mandat donné au mandataire devra figurer le nom du copropriétaire représenté, son adresse et le nombre de voix dont il dispose. Il est admis que le mandat confié puisse contenir des ordres de vote impératifs puisque les questions soumises au vote lors de l’assemblée générale sont connues à l’avance.