Quittance de loyer : profitez d'un modèle gratuit

Définition

Une quittance de loyer est un document transmis par le propriétaire bailleur – ou son mandataire – à son locataire pour attester que ce dernier a bien réglé l’intégralité de son loyer pour une période donnée, conformément aux conditions du contrat de location.

Ce document concerne tous les types de locations d’habitations principales (vides et meublées). Il concerne aussi les colocations, les logements pour étudiants, les baux Mobilité, ainsi que les locaux commerciaux et professionnels. En revanche, pour les locations saisonnières, le propriétaire doit fournir une facture, et non une quittance.

La transmission d’une quittance au locataire n’est pas une obligation légale pour le propriétaire, à partir du moment où le locataire n’en fait pas la demande.

La délivrance de ce document doit rester totalement gratuite pour le locataire. Le propriétaire ne peut en aucun cas facturer des frais d’impression ou le coût d’envoi du courrier, par exemple. Toute clause insérée dans le bail mentionnant des frais pour les quittances est considérée comme abusive, donc nulle.

Utilité

Les quittances de loyer sont très importantes pour un locataire. Elles peuvent lui être indispensables dans plusieurs situations, notamment pour :

• réaliser certaines démarches administratives,
• être utilisées comme justificatif de domicile,
• demander une aide au logement auprès de la CAF ou du CROUS,
• attester du bon règlement des loyers, en cas de litige.

La réglementation en vigueur exige qu’un locataire doive conserver ses quittances durant toute la durée de l’occupation du logement, et pendant les 3 années suivant la fin du bail. Cette période de conservation correspond au délai de prescription pour les actions en justice concernant les conflits liés au bail.

À noter : il ne faut pas confondre une quittance de loyer avec un reçu ou encore avec un avis d’échéance. Un reçu est un document à fournir lorsque le locataire n’a payé qu’une partie de son loyer, alors qu’un avis d’échéance est envoyé au locataire en toute fin ou en début de mois pour l’informer du montant à régler pour le mois à venir ou le mois en cours.

À quel moment la transmettre au locataire ?

Il n’existe aucune loi relative au délai d’envoi d’une quittance. Toutefois, il est d’usage de délivrer le document quelques jours après la réception du paiement mensuel du loyer par le locataire. Cette pratique permet d’assurer une transparence quant au paiement des loyers et d’éviter les conflits avec son propriétaire.

À la demande du locataire, le bailleur peut aussi établir une quittance annuelle ou trimestrielle.

Les modalités d’envoi

La réglementation ne précise pas non plus les modalités d’envoi de la quittance de loyer. Le propriétaire peut donc la remettre directement en mains propres au locataire ou bien la lui transmettre par courrier postal. Elle peut être rédigée de façon manuscrite ou dactylographiée sur papier libre.

Les bailleurs ont aussi la possibilité de l'envoyer par e-mail, à condition que le locataire ait donné son accord.

Son contenu

Pour qu’une quittance de loyer soit conforme, le propriétaire doit y faire figurer certaines mentions obligatoires :

• la nature du document : « quittance de loyer »,
• l’identité du locataire,
• l'identité du bailleur,
• l’adresse complète du logement : étage, numéro d’appartement, etc.,
• la date d’émission du document,
• la période pour laquelle le locataire a payé son loyer,
• le montant du loyer hors charges,
• le montant détaillé des charges (provision sur eau ou électricité, assurance pour compte, en cas de colocation, taxe sur les ordures ménagères...),
• le montant total payé par le locataire pour la période concernée,
• la date de règlement du loyer,
• l’allocation de logement de la CAF, si elle est versée directement au bailleur, avec la mention « sous réserve d’encaissement »,
• la signature du propriétaire bailleur ou de son mandataire. Cet élément est très important car, sans la signature, la quittance n’est pas valable juridiquement.

Modèle de quittance de loyer

Afin de simplifier la rédaction de ce document et de permettre au bailleur de n’oublier aucune information indispensable, SeLoger propose un modèle de quittance de loyer, à titre indicatif. Le propriétaire n’a plus qu’à renseigner les informations qui correspondent à la situation.

Modèle :

Quittance de loyer du mois du [mois] [année]

[Nom, prénom] fait à [ville]

[adresse du bailleur] le [date d’émission]

[Nom, prénom]

[adresse du locataire]

Je soussigné, [nom, prénom du bailleur], propriétaire du logement situé au [adresse du logement concerné], déclare avoir reçu par [moyen de paiement : CB, chèque…] de M./Mme [nom et prénom du locataire] la somme de … euros [montant en chiffres et en lettres], au titre du règlement du loyer et des charges pour la période du [jour/mois/année] au [jour/mois/année], et lui donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détail du paiement :

Date du paiement : [jour/mois/année]

[nom et prénom du bailleur]

Signature du bailleur