Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Comme la loi les y oblige, les propriétaires régularisent chaque année le montant des charges. Comment en vérifier la répartition ? Quelles sont les charges récupérables ? Pour vous y retrouver, lisez ce qui suit…

Provisions pour charges : qu’est-ce que c’est, au juste ?

Le propriétaire d’un appartement en copropriété est tenu à s’acquitter du paiement de certaines charges liées au fonctionnement et à l'entretien de l’immeuble. Si ce propriétaire loue son bien, il lui est alors possible de récupérer une partie de ces charges auprès de son locataire. Ce dernier versera tous les mois, en plus de son loyer, 1/12e des charges de l’année écoulée (et accessoirement de la somme avancée par le bailleur). Il s’agit de ce que l’on a coutume d’appeler la « provision pour charges ».

Décompte des charges : à surveiller de (très, très) près !

Qui dit régularisation dit nécessairement décompte. Un mois avant de procéder à la régularisation, le propriétaire fera parvenir à son locataire le décompte annuel des charges. Y sont détaillés non seulement chaque poste de dépense mais aussi la répartition entre le bailleur et son locataire.

Outre ce décompte, le propriétaire devra s’engager à fournir au locataire, si celui-ci le souhaite, certains documents et justificatifs tels que :

  • contrats de fourniture et d’exploitation,
  • décomptes des quantités consommées,
  • prix - à l’unité - de chacune des catégories de charges,
  • factures.

S’il n’est pas tenu à envoyer des photocopies des justificatifs à un locataire qui en ferait la demande, un propriétaire doit néanmoins :

  • mettre les originaux à disposition du locataire pendant six mois,
  • et permettre qu’ils soient consultés.

Dans le cas contraire, le locataire serait en droit de refuser de verser le complément que lui réclamerait son bailleur.

« Quand l'entreprise de désinsectisation s’est déplacée, j’ai du sortir mon carnet de chèques »

« Quand j’étais étudiante, j’ai loué un petit appartement dans le XIe arrondissement de Paris. Rue de la Roquette, plus précisément. S’il était idéalement placé (près du métro et des bars les plus branchés), mon logement avait pour inconvénient d’être situé juste au-dessus d’un kebab. Peu après avoir emménagé, j’ai découvert qu’il y avait des rats dans l’immeuble. J’adore Ratatouille mais en vrai, ces rongeurs sont beaucoup moins mignons qu’à l’écran. Bref, une entreprise de dératisation est intervenue. Les rats ont été priés d’aller ronger ailleurs et je n’ai rien eu à payer. Quelques mois plus tard, ce sont des cafards qui ont pointé le bout de leurs antennes… Cette fois, c’est une entreprise de désinsectisation qui s’est déplacée. Et là, j’ai du sortir mon carnet de chèques ».
Laurence, 38 ans, Paris.

Régularisation des charges : quelles sont ses conséquences ?

Une fois par an, le propriétaire d’un appartement loué compare la somme qu’a payée son locataire au titre de « provisions pour charges » avec le montant des charges effectivement dues. S’en suit alors un ajustement de la provision pour charge mensuelle dont la mise en oeuvre différera selon que le locataire a payé trop ou pas assez…

S’il s’avère que le locataire n’a pas payé suffisamment, il devra verser la différence à son bailleur. Mais comme le précise la loi Alur, pour toute somme égale à au moins 10 % du montant du loyer, le locataire est désormais en droit d’étaler le paiement des reliquats de charges sur une période de douze mois.

En revanche, s’il ressort de la régularisation effectuée par le propriétaire que son locataire a payé plus qu’il n’aurait du, le « trop-versé » lui sera remboursé via l’envoi d’un chèque ou sous la forme d’une ristourne accordée sur le loyer du mois suivant.

Bon à savoir

Dans le cas d’un logement qui serait loué pour la première fois (« toute toute première fois » ajouterait même Jeanne Mas), la provision pour charges ne sera pas calculée par rapport à l’année écoulée mais résultera d’une estimation.

Un propriétaire bailleur peut-il récupérer toutes les charges ?

S’il est permis à un propriétaire de récupérer les charges correspondant aux différents services dont bénéficie le locataire (frais d'électricité de la cage d'escalier et de l'ascenseur, fourniture d'eau froide et chaude, réparation des fuites sur joints dans les parties communes, frais du personnel d'entretien, de désinsectisation de l’immeuble, etc.), il ne peut, en revanche, réclamer le remboursement de celles relatives à l’entretien du bâtiment.

Dans le doute, la liste des charges récupérables figure au décret n° 87-713 du 26 août 1987.

Régularisation des charges : que dit la loi ?

Plus qu’un droit, procéder à la régularisation des charges est un véritable devoir que doit accomplir tout bailleur, une fois par an. À défaut, le propriétaire négligent ou simplement distrait verra sa responsabilité engagée en cas de régulation tardive.

En effet, un bailleur qui avait exigé de son locataire qu’il s’acquitte du paiement – en une seule fois – d’un arriéré portant sur pas moins de cinq années de charges s’est ainsi vu condamner à verser des dommages et intérêts. Pour info, au-delà de trois ans, aucune charge ne saurait être réclamée à son locataire par un propriétaire.

Enfin, un propriétaire qui s’abstiendrait de régulariser les charges pourrait s’y voir contraint par son locataire.

Les points clés à retenir

  • Un bailleur peut obtenir le remboursement des charges dites récupérables (décret n° 87-713 du 26 août 1987).
  • La régularisation des charges se fait une fois par an.
  • Au-delà de trois ans, une charge récupérable ne peut être remboursée au propriétaire.
  • Les documents justificatifs du décompte doivent être mis à la disposition du locataire pendant une période de six mois.

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