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Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Comme la loi les y oblige, les propriétaires régularisent chaque année le montant des charges. Comment en vérifier la répartition ? Quelles sont les charges récupérables ? Pour vous y retrouver, lisez ce qui suit…

Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Provisions pour charges : qu’est-ce que c’est, au juste ?

Le propriétaire d’un appartement en copropriété est tenu à s’acquitter du paiement de certaines charges liées au fonctionnement et à l'entretien de l’immeuble. Si ce propriétaire loue son bien, il lui est alors possible de récupérer une partie de ces charges auprès de son locataire. Ce dernier versera tous les mois, en plus de son loyer, 1/12e des charges de l’année écoulée (et accessoirement de la somme avancée par le bailleur). Il s’agit de ce que l’on a coutume d’appeler la « provision pour charges ».

Décompte des charges : à surveiller de (très, très) près !

Qui dit régularisation dit nécessairement décompte. Un mois avant de procéder à la régularisation, le propriétaire fera parvenir à son locataire le décompte annuel des charges. Y sont détaillés non seulement chaque poste de dépense mais aussi la répartition entre le bailleur et son locataire. Outre ce décompte, le propriétaire devra s’engager à fournir au locataire, si celui-ci le souhaite, certains documents et justificatifs tels que :

  • Contrats de fourniture et d’exploitation.
  • Décomptes des quantités consommées.
  • Prix - à l’unité - de chacune des catégories de charges.
  • Factures.

S’il n’est pas tenu à envoyer des photocopies des justificatifs à un locataire qui en ferait la demande, un propriétaire doit néanmoins mettre les originaux à disposition du locataire pendant six mois et permettre qu’ils soient consultés. Dans le cas contraire, le locataire serait en droit de refuser de verser le complément que lui réclamerait son bailleur.

Régularisation des charges : quelles sont ses conséquences ?

Une fois par an, le propriétaire d’un appartement loué compare la somme qu’a payée son locataire au titre de « provisions pour charges » avec le montant des charges effectivement dues. S’en suit alors un ajustement de la provision pour charge mensuelle dont la mise en oeuvre différera selon que le locataire a payé trop ou pas assez... S’il s’avère que le locataire n’a pas payé suffisamment, il devra verser la différence à son bailleur. Mais comme le précise la loi Alur, pour toute somme égale à au moins 10 % du montant du loyer, le locataire est désormais en droit d’étaler le paiement des reliquats de charges sur une période de douze mois. En revanche, s’il ressort de la régularisation effectuée par le propriétaire que son locataire a payé plus qu’il n’aurait du, le « trop-versé » lui sera remboursé via l’envoi d’un chèque ou sous la forme d’une ristourne accordée sur le loyer du mois suivant.

Bon à savoir

Dans le cas d’un logement qui serait loué pour la première fois (« toute toute première fois » ajouterait même Jeanne Mas), la provision pour charges ne sera pas calculée par rapport à l’année écoulée mais résultera d’une estimation.

Régularisation des charges : que dit la loi ?

Plus qu’un droit, procéder à la régularisation des charges est un véritable devoir que doit accomplir tout bailleur, une fois par an. À défaut, le propriétaire négligent ou simplement distrait verra sa responsabilité engagée en cas de régulation tardive. En effet, un bailleur qui avait exigé de son locataire qu’il s’acquitte du paiement – en une seule fois – d’un arriéré portant sur pas moins de cinq années de charges s’est ainsi vu condamner à verser des dommages et intérêts. Pour info, au-delà de trois ans, aucune charge ne saurait être réclamée à son locataire par un propriétaire. Enfin, un propriétaire qui s’abstiendrait de régulariser les charges pourrait s’y voir contraint par son locataire.

Un propriétaire bailleur peut-il récupérer toutes les charges ?

S’il est permis à un propriétaire de récupérer les charges correspondant aux différents services dont bénéficie le locataire (frais d'électricité de la cage d'escalier et de l'ascenseur, fourniture d'eau froide et chaude, réparation des fuites sur joints dans les parties communes, frais du personnel d'entretien, de désinsectisation de l’immeuble, etc.), il ne peut, en revanche, réclamer le remboursement de celles relatives à l’entretien du bâtiment. 

Liste des charges récupérables auprés d'un locataire

La liste des charges récupérables figure au décret n° 87-713 du 26 août 1987.

I. Ascenseurs et monte-charge

  • Dépenses d'électricité.
  • Dépenses d'exploitation, d'entretien courant, de menues réparations :
  • Visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques.
  • examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes ;
  • nettoyage annuel de la cuvette, du dessus de la cabine et de la machinerie ;
  • dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures de pièces ;
  • tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents et faits importants touchant l'appareil.
  • Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires) et aux lampes d'éclairage de la cabine.
  • Menues réparations :
  • de la cabine (boutons d'envoi, paumelles de portes, contacts de portes, ferme-portes automatiques, coulisseaux de cabine, dispositif de sécurité de seuil et cellule photo-électrique) ;
  • des paliers (ferme-portes mécaniques, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques, contacts de porte et boutons d'appel) ;
  • des balais du moteur et fusibles.

II. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes

1. Dépenses relatives :

  • A l'eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou de l'ensemble des bâtiments d'habitation concernés ;
  • A l'eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y compris la station d'épuration ;
  • A l'eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs ;
  • Les dépenses relatives à la consommation d'eau incluent l'ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au titre de la redevance d'assainissement, à l'exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l'article L. 35-5 du code de la santé publique ;
  • Aux produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau ;
  • A l'électricité ;
  • Au combustible ou à la fourniture d'énergie, quelle que soit sa nature.

2. Dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

  • nettoyage des gicleurs, électrodes, filtres et clapets des brûleurs ;
  • entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des groupes moto-pompes et pompes de puisards ;
  • graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupes ;
  • remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;
  • entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;
  • vérification et entretien des régulateurs de tirage ;
  • réglage des vannes, robinets et tés ne comprenant pas l'équilibrage ;
  • purge des points de chauffage ;
  • frais de contrôles de combustion ;
  • entretien des épurateurs de fumée ;
  • opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et tuyauteries, nettoyage de chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des chaudières, carneaux et cheminées ;
  • conduite de chauffage ;
  • frais de location d'entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels ;
  • entretien de l'adoucisseur, du détartreur d'eau, du surpresseur et du détendeur ;
  • contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
  • vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur ;
  • nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires ;
  • vérification, nettoyage et graissage des organes des capteurs solaires.

b) Menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d'usage commun :

  • réparation de fuites sur raccords et joints ;
  • remplacement des joints, clapets et presse-étoupes ;
  • rodage des sièges de clapets ;
  • menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
  • recharge en fluide frigorigène des pompes à chaleur.

III. Installations individuelles

Chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives :

1. Dépenses d'alimentation commune de combustible ;

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

  • réglage de débit et température de l'eau chaude sanitaire ;
  • vérification et réglage des appareils de commande, d'asservissement, de sécurité d'aquastat et de pompe ;
  • dépannage ;
  • contrôle des raccordements et de l'alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de l'intensité absorbée ;
  • vérification de l'état des résistances, des thermostats, nettoyage ;
  • réglage des thermostats et contrôle de la température d'eau ;
  • contrôle et réfection d'étanchéité des raccordements eau froide - eau chaude ;
  • contrôle des groupes de sécurité ;
  • rodage des sièges de clapets des robinets ;
  • réglage des mécanismes de chasses d'eau.

b) Menues réparations :

  • remplacement des bilames, pistons, membranes, boîtes à eau, allumage piézo-électrique, clapets et joints des appareils à gaz ;
  • rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ;
  • remplacement des joints, clapets et presse-étoupes des robinets ;
  • remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d'eau.

IV. Parties communes intérieures au bâtiment ou à l'ensemble des bâtiments d'habitation

1. Dépenses relatives :

  • A l'électricité ;
  • Aux fournitures consommables, notamment produits d'entretien, balais et petit matériel assimilé nécessaires à l'entretien de propreté, sel.
  • Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis ;
  • Menues réparations des appareils d'entretien de propreté tels qu'aspirateur.
  • 3. Entretien de propreté (frais de personnel).

V. Espaces extérieurs au bâtiment ou à l'ensemble de bâtiments d'habitation 

(voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux).

  • 1. Dépenses relatives :
  • A l'électricité ;
  • A l'essence et huile ;
  • Aux fournitures consommables utilisées dans l'entretien courant :
  • ampoules ou tubes d'éclairage, engrais, produits bactéricides et insecticides, produits tels que graines, fleurs, plants, plantes de remplacement, à l'exclusion de celles utilisées pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies.
  • 2. a) Exploitation et entretien courant :
  • Opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :
  • les allées, aires de stationnement et abords ;
  • les espaces verts (pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates-bandes) ;
  • - les aires de jeux ;
  • les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d'évacuation des eaux pluviales ;
  • entretien du matériel horticole ;
  • remplacement du sable des bacs et du petit matériel de jeux.
  • b) Peinture et menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.

VI. Hygiène

  • 1. Dépenses de fournitures consommables :
  • Sacs en plastique et en papier nécessaires à l'élimination des rejets ;
  • Produits relatifs à la désinsectisation et à la désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.
  • 2. Exploitation et entretien courant :
  • Entretien et vidange des fosses d'aisances ;
  • Entretien des appareils de conditionnement des ordures.
  • 3. Elimination des rejets (frais de personnel).

VII. Equipements divers du bâtiment ou de l'ensemble de bâtiments d'habitation

  • 1. La fourniture d'énergie nécessaire à la ventilation mécanique.
  • 2. Exploitation et entretien courant :
  • Ramonage des conduits de ventilation ;
  • Entretien de la ventilation mécanique ;
  • Entretien des dispositifs d'ouverture automatique ou codée et des interphones ;
  • Visites périodiques à l'exception des contrôles réglementaires de sécurité, nettoyage et graissage de l'appareillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.

Les points clés à retenir

  • Un bailleur peut obtenir le remboursement des charges dites récupérables (décret n° 87-713 du 26 août 1987).
  • La régularisation des charges se fait une fois par an.
  • Au-delà de trois ans, une charge récupérable ne peut être remboursée au propriétaire.
  • Les documents justificatifs du décompte doivent être mis à la disposition du locataire pendant une période de six mois.