Location et état des lieux : comment remplir ce document ?

L’état des lieux est un document rempli et signé par les deux parties au moment de l’entrée dans le logement, mais aussi lors de la sortie. Il correspond à une photographie à l’instant T de tous les équipements et revêtements du logement et de leur état. Depuis un décret du 1er juin 2016, la loi vous permet de l’accompagner de photographies et de le réaliser sous forme électronique. Vous devrez néanmoins en faire parvenir un exemplaire au locataire immédiatement, par e-mail. Il existe par ailleurs de nombreux modèles type d’état des lieux qui vous permettront de gagner du temps au moment de le remplir.

Dans un cas comme dans l’autre, ce document doit dresser de la manière la plus minutieuse possible l’état de chaque pièce du logement. Propriétaire comme locataire doivent donc être très attentifs au moment de sa rédaction. Chaque pièce doit être passée en revue et chaque détail doit être noté dans l’état des lieux. Prenez soin d’observer l’état des revêtements des sols, des murs, de la robinetterie, des huisseries et des éléments électriques (prises, interrupteurs, etc.). Pour chacun d’entre eux, vous devrez convenir avec le locataire de son état d’usage : neuf, bon état, état d’usage, mauvais état. Il est par ailleurs conseillé d’inscrire les éléments sur lesquels vous basez votre jugement (trous, fissures, rayures, etc.). Plus vous dresserez un état des lieux précis et plus vous serez protégé en cas de litige. Lorsque ces observations sont faites, prenez soin de tester avec le locataire les différents équipements présents dans le logement. Vous pourrez ainsi noter que tout fonctionne parfaitement. Inscrivez ensuite sur l’état des lieux les relevés d’index pour toutes les énergies : eau, gaz et électricité. Terminez enfin par noter le nombre de clés et de badges fournis au locataire.

Le décret de 2016 vous impose de noter différentes informations sur le document rempli au moment de la réalisation de l’état des lieux :

• S’il s’agit de la sortie du locataire, vous devez y inscrire sa nouvelle adresse ou son lieu d’hébergement. Vous devrez ensuite lui envoyer à cette adresse le chèque de restitution du dépôt de garantie.
• L’état des lieux doit également être daté.
• Le document doit retracer l’évolution de l’état de chaque pièce depuis la tenue de l’état des lieux d’entrée.
• Il doit enfin être signé par les deux parties, le propriétaire et le locataire. Il est alors annexé au contrat de bail (pour l’état des lieux d’entrée).

Après avoir emménagé, il n’est pas rare que le locataire observe des dysfonctionnements des équipements ou des défauts sur les revêtements qui avaient échappé à sa vigilance. S’ils ne sont pas mentionnés sur l’état des lieux d’entrée, il dispose d’un délai de 10 jours pour faire compléter le document. Une fois cette période terminée, il n’est plus possible de compléter l’état des lieux. Seule une situation le permet et uniquement si cela concerne le système de chauffage. Si le locataire emménage hors période de chauffe (en été par exemple), il dispose du premier mois de chauffe après son emménagement pour faire part d’éventuels dysfonctionnements du système de chauffage. L’état des lieux est un document protégeant autant le propriétaire que son locataire. Rempli et signé au moment de l’entrée dans le logement ou de la sortie, il indique avec précision l’état d’usage de chaque pièce et de chaque équipement. C’est pourquoi il est très important de le remplir avec un grand soin.