Départ du locataire : quelles démarches doit accomplir le propriétaire ?

Tout commence par la réception de la lettre de congé envoyée par le locataire, qui doit respecter un préavis précis avant de quitter le logement. Ce délai, fixé par la loi du 6 juillet 1989 encadrant les rapports locatifs, est en principe de trois mois pour une location vide, mais il est ramené à un mois pour un logement meublé, en zone tendue ou dans certaines situations prévues par la loi, notamment en cas de mutation professionnelle, de perte d'emploi ou pour certaines raisons de santé.

À réception du congé, le propriétaire doit vérifier la date de réception et la date effective de fin du préavis, afin d'organiser dans les meilleures conditions la sortie du locataire et la remise en location du logement.

Le congé doit être transmis par le locataire par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice (anciennement huissier de justice) ou par remise en main propre contre récépissé ou émargement. Conservez systématiquement une preuve de la réception du congé, qui pourra être utile en cas de désaccord ultérieur sur la date de départ.

Avant d'accueillir un nouveau locataire, vous devrez accomplir plusieurs démarches obligatoires pour être en règle et préparer le logement à sa remise en location. L'une des plus importantes consiste à vérifier le logement, une mission que vous pouvez assumer vous-même ou confier à un professionnel de la gestion locative.

Pour vous assurer que le logement est en état de relocation, il faut réaliser un état des lieux de sortie. Ce document se construit en comparant, pièce par pièce, l'état général du logement et le bon fonctionnement des équipements (fenêtres, VMC, volets…) avec l'état des lieux d'entrée. Les murs sont eux aussi passés au crible : les trous doivent être rebouchés et une remise en état peut être nécessaire si le locataire a, par exemple, choisi des coloris inhabituels.

Dans tous les cas, assurez-vous que le logement n'a pas subi de transformations majeures que vous n'auriez pas validées, car le locataire doit rendre le bien dans son état initial, en tenant compte de l'usure normale.

Si des dégradations sont constatées, distinguez-les de l'usure normale du logement afin de déterminer les éventuelles réparations à prévoir et les sommes pouvant, le cas échéant, être retenues sur le dépôt de garantie.

Au moment du départ du locataire, il faut aussi faire le point sur les charges locatives déjà réglées. Les provisions versées en cours d'année doivent être régularisées : appuyez-vous sur le montant des charges annuelles de l'année précédente pour établir une estimation au plus juste, l'arrêté des comptes de copropriété n'étant souvent pas encore disponible au moment du changement de locataire. 

Un simulateur en ligne peut vous aider à estimer cette régularisation si vous manquez de repères. Si le montant définitif des charges n'est pas encore connu, une provision peut être conservée dans les conditions prévues par la réglementation, notamment lorsque le logement se situe dans une copropriété.

Être à jour sur les charges est important avant de clôturer le dossier du locataire sortant. Pensez également à prendre en compte la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) lorsqu'elle est récupérable auprès du locataire, en fonction de la période d'occupation et des sommes déjà versées.

Le dépôt de garantie, que de nombreux locataires appellent aussi « caution » bien que le terme juridique exact soit différent, est souvent une source de tension au moment du départ. Mieux vaut connaître précisément les règles applicables pour éviter les litiges.

Le délai de restitution dépend notamment de l'état du logement constaté lors de l'état des lieux de sortie. Lorsque celui-ci est conforme à l'état des lieux d'entrée, le dépôt de garantie doit en principe être restitué dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés. Lorsque des différences justifient des retenues, le délai peut être porté à deux mois.

Le dépôt de garantie peut être rendu dans son intégralité ou faire l'objet de retenues correspondant à des sommes effectivement dues par le locataire, notamment :

• les loyers ou charges restant dus ;
• la régularisation de certaines charges locatives ;
• les coûts de réparations liés à des dégradations, lorsqu'ils sont dûment justifiés.

Ces retenues doivent être justifiées et ne peuvent pas porter sur l'usure normale du logement. Lorsqu'une réparation est imputable au locataire, les éléments permettant d'en établir le montant doivent être conservés, notamment les devis ou factures. Sans justificatif suffisant, une retenue peut être contestée par le locataire.

Le locataire sortant doit effectuer ses propres démarches auprès de ses fournisseurs et administrations. De votre côté, vous devez surtout préparer le logement pour la période de vacance et sa prochaine mise en location.

Pensez notamment à relever les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz en présence du locataire lors de l'état des lieux de sortie, afin d'éviter toute contestation ultérieure sur les consommations. Selon la configuration du logement, vous pourrez également avoir à organiser la continuité de certains services pendant la période de vacance.

Si vous ne souhaitez pas gérer vous-même ces formalités, un service de gestion locative peut s'en charger à votre place.

Avant de remettre le bien en location, vérifiez aussi la validité de vos diagnostics immobiliers, notamment le DPE et, selon les caractéristiques du logement, les diagnostics relatifs au plomb, à l'amiante ou à l'électricité et au gaz. Un diagnostic périmé ou manquant peut retarder la signature du prochain bail.

Enfin, pendant la période de vacance, conservez ou souscrivez une assurance propriétaire non occupant (PNO) : elle peut vous protéger lorsque le logement n'est pas occupé, en complément des garanties dont vous disposez déjà.

Chaque situation locative présente ses propres subtilités. Lorsque le logement est loué à un couple de concubins, la clause de solidarité inscrite au bail peut engager les deux locataires dans certaines conditions. Si un concubin quitte les lieux avant l'autre, il peut donc rester tenu au paiement du loyer pendant une période déterminée. Le propriétaire doit alors vérifier les conditions prévues par le bail et les règles applicables avant de considérer le logement comme totalement libéré.

La situation est similaire en colocation, où chaque colocataire peut rester solidaire des loyers impayés lorsqu'une clause de solidarité est prévue, dans les limites fixées par la loi. Avant de relouer le logement ou une chambre, il est donc important de vérifier qui reste titulaire du bail et quelles sont les obligations de chacun.

Pour un logement meublé, l'état des lieux et l'inventaire du mobilier doivent être particulièrement détaillés, meuble par meuble, afin d'éviter tout désaccord sur d'éventuelles dégradations ou disparitions.

Certaines situations demandent une vigilance accrue : un départ sans état des lieux, un abandon de logement constaté par un commissaire de justice ou encore le décès du locataire. Dans ces cas, le propriétaire ne doit pas considérer automatiquement le logement comme libre et doit respecter les procédures applicables avant de pouvoir en reprendre possession et envisager une nouvelle location.

Malgré toutes les précautions, un désaccord peut survenir, notamment sur le montant retenu sur le dépôt de garantie ou sur l'état du logement constaté à la sortie. La première solution consiste à privilégier le dialogue et à rechercher un accord amiable, notamment en présentant au locataire les éléments permettant de justifier les éventuelles retenues.

Si aucun accord n'est trouvé, le propriétaire et le locataire peuvent, selon la nature du litige, solliciter la Commission départementale de conciliation, dont la saisine est gratuite. Les conseillers de l'ADIL (Agence départementale d'information sur le logement) peuvent également renseigner gratuitement les propriétaires et les locataires sur leurs droits et obligations. En cas de procédure, conservez chaque échange écrit avec le locataire, les documents relatifs à l'état des lieux, les photographies, les quittances et les justificatifs des éventuelles réparations.

Ces éléments constituent autant de preuves utiles pour établir la situation du logement et justifier les sommes éventuellement retenues.

Pour ne rien oublier, voici la check-list chronologique des démarches et documents à réunir, de la réception du congé à la remise du bien sur le marché :

1. Réceptionner le congé et vérifier sa validité, le délai de préavis et la date effective de fin du bail.
2. Convenir d'une date pour l'état des lieux de sortie et relever les compteurs.
3. Comparer l'état des lieux de sortie à celui d'entrée et identifier les éventuelles dégradations.
4. Prévoir les réparations et remises en état nécessaires avant l'arrivée du prochain locataire.
5. Régulariser les charges locatives et, le cas échéant, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
6. Restituer le dépôt de garantie dans le délai légal, avec les justificatifs nécessaires en cas de retenue ;
7. Vérifier la validité des diagnostics immobiliers et les éventuelles obligations liées à la prochaine mise en location ;
8. Préparer le logement et remettre l'annonce sur le marché dès que possible afin de limiter la vacance locative.

Le propriétaire peut-il faire visiter le logement avant le départ du locataire ?

Oui, pendant le préavis, mais les visites doivent être organisées avec l'accord du locataire et dans le respect de sa jouissance du logement. Il est préférable de convenir ensemble des créneaux.

Peut-on relouer le logement avant la fin du préavis ?

Le propriétaire peut commencer à préparer la relocation et organiser des visites pendant le préavis. En revanche, le nouveau locataire ne peut prendre possession des lieux avant la fin effective du précédent bail.

Que faire si le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie ?

En cas de désaccord ou de refus, il est possible de faire appel à un commissaire de justice pour établir un constat. Cela permet de sécuriser la procédure et de limiter les contestations ultérieures.

Quels diagnostics vérifier avant de relouer le logement ?

Avant de signer un nouveau bail, le propriétaire doit vérifier que le dossier de diagnostic technique est complet et que les diagnostics requis sont toujours valides. Les documents concernés dépendent notamment des caractéristiques et des équipements du logement.