Chaque copropriété est dotée d'un conseil syndical, élu par les copropriétaires réunis en assemblée générale. Il représente les copropriétaires et joue le rôle d'interface entre la vie de la copropriété et le syndic.
Le rôle du conseil syndic dans une copropriété
Le conseil doit être composé d'au moins trois personnes afin de faciliter le dégagement d'une majorité lors des votes. Une fois le conseil syndical de copropriété élu, il désigne un président. Il alerte, en cas de problèmes, et propose des solutions. D’une part, grâce à lui, les copropriétaires doivent pouvoir s’assurer que le syndic remplit correctement sa mission au mieux des intérêts de la copropriété. D’autre part, le conseil syndical avise les copropriétaires et le syndic de tous les problèmes intéressant la copropriété, suggère des solutions et facilite le travail du syndic. Bien que seulement consultatif, son rôle est donc loin d’être négligeable.
Le conseil syndical a un pouvoir de contrôle sur le syndic
L’une des tâches essentielles du conseil syndical consiste à contrôler l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic. Le conseil peut donc, à tout moment, demander au syndic d’avoir accès aux factures, registres et autres documents concernant la copropriété et d’en obtenir des copies. En général, la consultation a lieu dans les locaux du syndic, prévenu à l’avance. Un contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an, avant l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle les copropriétaires approuveront ou non les comptes du syndic pour l’exercice écoulé.
Le conseil syndical vérifie les comptes du syndic de copropriété. Son rôle est notamment de passer au crible la comptabilité du syndic de copropriété ; de vérifier le montant des factures, leur adéquation avec les devis et les prestations effectuées. Par ailleurs, il entre dans ses fonctions de s’assurer que les travaux ont été autorisés par l’assemblée générale et qu’ils ont été réalisés aux dates et conditions prévues ; que les sommes réclamées ont bien été acquittées par le syndic et que la répartition des dépenses entre les copropriétaires a été correctement effectuée. La mission de contrôle du conseil syndical le conduit également à étudier les différents postes de charges, à les comparer avec ceux des années précédentes et observer les consommations d’énergie. C’est l’occasion de détecter des anomalies et de proposer des pistes pour réaliser des économies. Le syndic doit d’ailleurs associer le conseil syndical à l’élaboration du budget prévisionnel pour l’exercice à venir.
Il accompagne la copropriété dans ses choix
Pour mener à bien sa mission, le conseil syndical peut demander un avis à toute personne de son choix. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou de son conjoint, dès lors que son expérience particulière présente une utilité pour le conseil syndical. Par ailleurs, si le conseil rencontre une difficulté technique particulière, il peut solliciter l’aide d’un professionnel de la spécialité requise : un avocat, un expert comptable, un architecte, un professionnel du bâtiment... Les honoraires de ce professionnel, considérés comme des dépenses de gestion courante de l’immeuble, seront payés par le syndic, pour la copropriété.
Le conseil syndical donne son avis au syndic et à l’assemblée générale des copropriétaires sur les questions relatives à la copropriété. Cet avis donné au syndic est parfois un préalable requis par la loi notamment pour certaines dépenses dépassant un montant fixé en assemblée et pour certains travaux urgents, mais le conseil peut intervenir quand il le juge opportun. Ainsi, en cas de dégradations des parties communes, d’infractions graves au règlement de copropriété... il prévient le syndic pour qu’il intervienne au plus vite.
Le conseil syndical et le syndic préparent ensemble l’ordre du jour de chaque assemblée générale de copropriété. Le conseil syndical peut d’ailleurs adresser un rapport aux copropriétaires avant l’assemblée générale pour les éclairer sur une question mise à l’ordre du jour. Le conseil peut aussi formuler des critiques au syndic sur sa gestion de la copropriété, par exemple, sur son inertie face au recouvrement des charges impayées. Si le syndic n’en tient pas compte, le conseil peut en avertir les copropriétaires.
Par ailleurs, le conseil syndical donne son avis sur l’urgence à faire réaliser des réparations. Rappelons que les travaux qui dépassent l’entretien courant de l’immeuble (remplacement d’une vitre, d’un interrupteur électrique, d’un joint sur un robinet d’eau à la cave…) et pour lesquels un budget a été voté, doivent être autorisés par l’assemblée. Cependant, le syndic a autorité pour faire procéder aux travaux urgents, qu’il devra ensuite faire approuver par l’assemblée générale. Selon la loi, le caractère d’urgence est laissé à sa libre appréciation. En cas de doute, le syndic a donc tout intérêt à s’appuyer sur l’avis du conseil syndical pour limiter le risque de voir son action désavouée ultérieurement par les copropriétaires. Cet avis est d’ailleurs obligatoire lorsque le syndic demande aux copropriétaires de verser une provision pour financer des travaux urgents.
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