Départ du locataire : quelles démarches doit accomplir le propriétaire ?

Tout commence par la lettre de congé envoyée par le locataire, qui doit respecter un préavis précis avant de quitter le logement. Ce délai, fixé par la loi du 6 juillet 1989 encadrant les rapports locatifs, est en principe de trois mois pour une location vide, mais il est ramené à un mois pour un logement meublé, en zone tendue ou en cas de résiliation anticipée justifiée (mutation professionnelle, perte d'emploi, raisons de santé). L'envoi du congé doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice (anciennement huissier de justice) ou par remise en main propre contre récépissé. Conservez systématiquement une preuve de cet envoi, elle vous protège en cas de désaccord ultérieur sur la date de départ.

Avant d'accueillir un nouveau locataire, vous devrez accomplir plusieurs démarches obligatoires pour être en règle et clôturer le dossier dans les meilleures conditions. L'une des plus importantes consiste à vérifier le logement, une mission que vous pouvez assumer vous-même ou confier à un professionnel de la gestion locative.

Pour vous assurer que le logement est en état de relocation immédiate, il faut réaliser un état des lieux de sortie. Ce document se construit en comparant, pièce par pièce, l'état général du logement et le bon fonctionnement des équipements (fenêtres, VMC, volets…) avec l'état des lieux d'entrée. Les murs sont eux aussi passés au crible : les trous doivent être rebouchés et une remise en état est parfois nécessaire si le locataire a, par exemple, choisi des coloris inhabituels. Dans tous les cas, assurez-vous que le logement n'a pas subi de transformations majeures que vous n'auriez pas validées, car les règles applicables imposent au locataire de rendre le bien dans son état d'origine, en tenant compte de l'usure normale.

Au moment du départ du locataire, il faut aussi faire le point sur les charges locatives déjà réglées. Les provisions versées en cours d'année doivent être régularisées : appuyez-vous sur le montant des charges annuelles de l'année précédente pour établir une estimation au plus juste, l'arrêté des comptes de copropriété n'étant souvent pas encore disponible au moment du changement de locataire. Un simulateur en ligne peut vous aider à estimer cette régularisation si vous manquez de repères.

Être à jour sur les charges : rappelez-vous qu'il ne vous reste qu'un ou deux mois pour restituer le dépôt de garantie au locataire sortant, selon les cas. Concernant les charges, n'oubliez pas de restituer la part de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères au prorata du temps d'occupation.

Le dépôt de garantie, que de nombreux locataires appellent aussi « caution » bien que le terme juridique exact soit différent, est souvent la principale source de tension au moment du départ. Mieux vaut connaître précisément les règles applicables pour éviter l'essentiel des litiges. Deux cas de figure sont à distinguer :

• Pour les baux signés avant le 27 mars 2014 : vous disposez de deux mois pour procéder à la restitution du dépôt de garantie, à compter de la date de remise des clés.
• Pour les baux signés après le 27 mars 2014 (entrée en vigueur de la loi ALUR) : le délai est réduit à un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, ou porté à deux mois si des différences ont été constatées et justifient une retenue.

Pensez à réclamer votre caution lors de la remise des clés si le locataire ne vous l'a pas spontanément remise. Le dépôt de garantie peut être rendu dans son intégralité, ou amputé de certaines sommes, notamment :

• le loyer qui n'a pas encore été payé ;
• la régularisation des charges de copropriété ;
• les coûts de réparations liés à des dégradations, si elles sont dûment justifiées.

Ces retenues doivent correspondre à des réparations locatives prévues par décret, à l'exclusion de l'usure normale du logement, et être appuyées par un justificatif (devis ou facture) : sans preuve, elles peuvent être contestées par le locataire, y compris devant un juge. C'est souvent sur ce dernier point que naissent les litiges.

Un dépôt de garantie restitué en retard donne lieu, selon la loi du 6 juillet 1989, à une majoration égale à 10 % du loyer mensuel (hors charges) par mois de retard commencé. Mieux vaut donc respecter scrupuleusement le délai légal, même en cas de désaccord sur le montant à retenir.

Le locataire sortant doit effectuer ses propres démarches, mais vous devez, de votre côté, prévenir les organismes concernés que le logement est désormais vacant. Cela concerne notamment :

• le fournisseur d'électricité : résiliez le contrat EDF du locataire sortant pour ne pas payer l'abonnement jusqu'à l'arrivée du nouvel occupant, surtout si la vacance locative s'annonce longue, une durée que vous pouvez réduire en publiant gratuitement votre annonce sur SeLoger ;
• le fournisseur d'eau ;
• le fournisseur de gaz ;
• le fournisseur de téléphonie ;
• le service des impôts, pour signaler la nouvelle adresse du locataire sortant et éviter de payer la taxe d'habitation due par l'occupant présent au 1er janvier.

Pensez aussi à relever les compteurs (eau, électricité, gaz) en présence du locataire lors de l'état des lieux de sortie, afin d'éviter toute contestation ultérieure sur la consommation. Si vous ne souhaitez pas gérer vous-même ces formalités, un service de gestion locative peut s'en charger à votre place. Avant de remettre le bien en location, vérifiez aussi la validité de vos diagnostics immobiliers (DPE, plomb, amiante) : un diagnostic périmé retarderait la signature du prochain bail. Enfin, pendant la période de vacance, conservez ou souscrivez une assurance propriétaire non occupant (PNO) : elle vous couvre tant que le logement n'est pas réoccupé.

Chaque situation locative présente ses propres subtilités. Lorsque le logement est loué à un couple de concubins, la clause de solidarité inscrite au bail les engage souvent tous les deux jusqu'à la fin effective du contrat : si un concubin quitte les lieux avant l'autre, il reste en principe solidaire du paiement du loyer jusqu'au terme du préavis, sauf clause contraire. La situation est similaire en colocation, où chaque colocataire reste solidaire des loyers impayés, sauf application d'une clause de solidarité limitée dans le temps.

Pour un logement meublé, l'état des lieux et l'inventaire du mobilier doivent être particulièrement détaillés, meuble par meuble, afin d'éviter tout désaccord sur d'éventuelles dégradations. Certaines situations demandent une vigilance accrue : un départ sans état des lieux (le locataire a disparu sans prévenir), un abandon de logement constaté par un commissaire de justice, ou encore le décès du locataire, impliquant de traiter la question du bail avec ses héritiers ou son ex-concubin survivant s'il bénéficie d'un droit au maintien dans les lieux. Dans un logement occupé par plusieurs personnes, que ce soit un appartement partagé ou une maison en colocation, chaque cas appelle une décision adaptée à la configuration réelle du foyer.

Malgré toutes les précautions, un cas de désaccord peut survenir, notamment sur le montant retenu ou sur l'état du logement constaté à la sortie. La première solution consiste à privilégier le dialogue et à proposer un compromis amiable, par exemple en partageant les frais de réparation.

Si aucun accord n'est trouvé, vous pouvez saisir la Commission départementale de conciliation, gratuite et rapide, avant d'envisager une procédure devant le tribunal judiciaire. Les conseillers de l'ADIL (Agence départementale d'information sur le logement), présents dans chaque département, peuvent également vous renseigner gratuitement sur vos droits et obligations, tout comme l'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement) au niveau national.

Pour ne rien oublier, voici la check-list chronologique des démarches et des documents à réunir, de la réception du congé à la restitution du dépôt de garantie :

1. Réceptionner le congé, qui met fin au bail, et vérifier le respect du délai de préavis ;
2. Convenir d'une date pour l'état des lieux de sortie et relever les compteurs ;
3. Comparer l'état des lieux de sortie à celui d'entrée et lister les éventuelles dégradations ;
4. Régulariser les charges locatives et la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
5. Restituer le dépôt de garantie dans le délai légal, justificatifs à l'appui en cas de retenue ;
6. Prévenir les fournisseurs d'énergie et de téléphonie, ainsi que le service des impôts (nouvelle adresse) ;
7. Remettre le bien sur le marché de la location dès que possible pour limiter la vacance.

Quelle est la durée du préavis pour un locataire ?

Elle est de trois mois pour une location vide, ramenée à un mois pour un logement meublé ou en zone tendue.

Le dépôt de garantie peut-il être retenu pour usure normale ?

Non : seules les dégradations avérées et justifiées permettent de conserver une partie du dépôt de garantie, pas l'usure normale liée à l'occupation du logement.

Un concubin peut-il rester dans le logement après le départ de son partenaire ?

Oui, si son nom figure sur le bail ou s'il bénéficie d'un droit au maintien dans les lieux : dans ce cas, le contrat se poursuit à son seul nom.

Que faire si le locataire ne communique pas sa nouvelle adresse ?

Vous pouvez transmettre les documents administratifs à la dernière adresse connue ou vous adresser au service des impôts, qui dispose de ses propres informations.