Quelles démarches doit effectuer le propriétaire au départ de son locataire ?

Avant d'installer un nouveau locataire, vous devrez vous acquitter de plusieurs démarches obligatoires pour être en règle et pour clôturer le dossier. L'une des plus importantes est la vérification du logement qui peut être faite soit par vous-même soit par le bailleur auquel vous aurez confié cette tâche. Afin de s'assurer que le logement est en état de relocation immédiate, il faut effectuer un état des lieux de sortie. Celui-ci devra être fait en prenant pour point de comparaison l'état des lieux d'entrée afin de vérifier pièce par pièce tant l'état général que le bon état de marche des choses en présence (fenêtres, VMC, volets…). L'état des murs sera également inspecté de près. Cela implique un rebouchage des trous et une éventuelle remise en état si les murs avaient, par exemple, été peints dans des coloris non conventionnels. Dans tous les cas, il faudra s’assurer que le logement n’a pas reçu de transformations majeures que vous n’auriez pas validées en amont, car le locataire doit, dans tous les cas, rendre le logement dans l’état d’origine.

Au moment où intervient la sortie du locataire, il faudra faire le point quant aux charges qu'il aura déjà payées. Les provisions versées tout au long de l'année en cours devront être régularisées. N'hésitez pas à vous référer aux charges annuelles de l'année précédente pour faire une estimation au plus juste, car, souvent, l'arrêté des comptes de copropriété n'a pas encore eu lieu quand intervient le changement de locataire.

Être à jour sur les charges : Rappelez-vous que vous n'avez que 1 ou 2 mois pour rendre le dépôt de garantie au locataire sortant (selon les cas de figure). Concernant les charges, n'oubliez pas que vous devez également restituer la part de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères au prorata du temps d'occupation.

Le dépôt de garantie doit être rendu entre 1 et 2 mois au locataire selon le cas de figure :

• Pour les baux signés avant le 27 mars 2014 : vous avez deux mois pour procéder à la clôture du dossier à compter de la date de restitution des clés.
• Pour les baux signés après le 27 mars 2014 : vous n'avez que 1 mois pour renvoyer le chèque en question ou 2 mois si des différences ont été constatées entre l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie.

Pour vous éviter des soucis, un conseil : n'oubliez pas de la lui demander lors de la remise des clés… Le dépôt de garantie peut être rendu dans son intégralité, ou bien de celui-ci peuvent se soustraire différents frais comme :

• Le montant de loyer qui n'a pas encore été payé.
• La régularisation des diverses charges de copropriété.
• Les coûts de réparation ou de dégradation s'ils sont justifiés.

C'est souvent sur ce dernier point que peuvent se créer des litiges entre les parties prenantes. Dans tous les cas, des devis et/ou justificatifs prouvant la réparation doivent être présentés comme preuve pour justifier cela.

Bien que le locataire doive procéder lui-même, de son côté, à diverses démarches administratives, vous devrez, vous aussi en tant que propriétaire, contacter les organismes publics et privés pour prévenir que l'occupant du logement est parti. Cela inclut :

• Les fournisseurs d'électricité : résilier le contrat EDF du locataire sortant pour ne pas avoir à payer l'abonnement jusqu'à l'arrivée du prochain. C'est important si le temps de vacance est élevé : un temps de vacance que vous pouvez minimiser en publiant gratuitement votre offre de location sur la plateforme SeLoger !
• Le fournisseur d'eau.
• Le fournisseur de gaz.
• Le fournisseur de téléphonie.
• Le service des impôts pour signaler le changement d'adresse du locataire sortant et ne pas avoir à payer la taxe d'habitation qui est due par celui qui occupe les lieux au 1er janvier.