Documents à demander au locataire : la liste autorisée

Documents à demander au locataire : la liste autorisée

Identité, domicile, activité, ressources… la liste légale

• Une carte nationale d'identité française ou étrangère.
• Un passeport français ou étranger.
• Un document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment, carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.
• Les trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.
• Le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
• Un contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai.
• Un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.
• Une carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.
• Une attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement.

Documents à demander au garant du locataire (si besoin)

Si votre locataire a besoin d’un garant pour appuyer son dossier et vous couvrir en cas de défaillance de sa part, vous pouvez également lui demander plusieurs justificatifs de ressources et d’identité.

Pièces justificatives à fournir et cas fréquents

• Justificatif d'identité : carte d'identité (française ou étrangère avec photo), passeport (français ou étranger avec photo), permis de conduire (français ou étranger avec photo)
• Justificatif de domicile : dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité (de moins de 3 mois), attestation d'assurance logement (de moins de 3 mois), dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale
• Justificatif de situation professionnelle : contrat de travail ou de stage, attestation de l'employeur (précisant emploi, rémunération, date d'entrée, durée période d'essai), carte professionnelle (pour les professions libérales), certificat d'identification INSEE (pour les travailleurs indépendants), extrait D1 du registre des métiers (de moins de 3 mois, pour les artisans), extrait K ou K bis du RCS (de moins de 3 mois, pour les entreprises commerciales), toute pièce récente attestant de l'activité professionnelle
• Justificatif de ressources : 3 derniers bulletins de salaire, 2 derniers bilans ou attestation des ressources de l'exercice en cours par un comptable (pour les non-salariés), justificatifs de versement des 3 derniers mois (indemnités, retraites, pensions, allocations) ou attestation d'ouverture des droits, titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière, justification de revenus fonciers, rentes viagères ou revenus mobiliers, dernier avis d'imposition ou de non-imposition

Documents interdits : ce que le bailleur ne peut pas exiger

Exemples concrets des documents à demander au locataire et bonnes pratiques

Dans une logique anti-discrimination, la liste des documents à demander au locataire est limitative et exhaustive. Le fait d’exiger des documents autres que ceux figurant dans le décret ci-dessus est puni d'une amende administrative d’un montant de 3 000 € maximum pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale. Voici quelques justificatifs qu'un propriétaire a interdiction formelle d'exiger que son futur locataire lui remette :

• Un RIB (Relevé d'Identité Bancaire),
• Une copie de sa carte Vitale,
• Un extrait de son livret de famille,
• Une attestation d’absence de crédit ou de fichage Banque de France,
• Un extrait de son dossier médical,
• Un chèque de réservation,
• Un mandat cash,
• Ses codes Paypal, Netflix, DisneyPlus, etc.

Souvent demandé par les propriétaires, sachez que le relevé d'identité bancaire ne figure pourtant plus au nombre des documents pouvant être demandés à la caution.

Documents à demander au locataire : vérifier un dossier et limiter les fraudes

Il n'est pas rare que certains candidats (peu scrupuleux !) à la location falsifient des documents afin de berner leurs futurs propriétaires. C'est même un phénomène qui tend à prendre de l'ampleur. Si cette pratique semble se généraliser, elle est pourtant très risquée ! La production et l'utilisation de faux documents est un délit passible de 45 000 € d'amende et de 3 ans d'emprisonnement.

Signaux d’alerte et vérifications simples

Détecter un dossier frauduleux exige une méthodologie rigoureuse pour sécuriser votre investissement. Commencez par une analyse visuelle minutieuse : traquez les polices incohérentes, les alignements approximatifs ou les revenus aux montants trop « ronds ». La chronologie des dates doit être impeccable. De plus, il est à noter que l'administration fiscale a mis en place un service gratuit permettant aux propriétaires de vérifier les informations fiscales données par les candidats à la location. Parallèlement, vérifiez l'existence réelle de l'employeur via son numéro SIRET et pratiquez le contre-appel : contactez l'entreprise par un numéro trouvé par vos propres moyens plutôt que celui fourni. Sachez qu’une brève recherche sur les réseaux sociaux peut confirmer la cohérence du parcours professionnel.

Documents à demander au locataire : la checklist pour un dossier complet

Version location vide/meublée

Justificatif d'identité :

• Carte d'identité française ou étrangère
• Passeport français ou étranger
• Permis de conduire français ou étranger
• Carte de séjour temporaire ou carte de résident ou carte de ressortissant d'un État membre de l'UE ou de l'EEE.

Justificatif de domicile :

• 3 dernières quittances de loyer ou attestation du précédent propriétaire indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges
• Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le locataire réside à son domicile
• Attestation d'élection de domicile
• Dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale.

Justificatif de situation professionnelle :

• Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, si nécessaire, la durée de la période d'essai
• Extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (entreprise commerciale)
• Fiche d'immatriculation au Registre national des entreprises de moins de 3 mois (artisan)
• Copie du certificat d'identification de l'Insee comportant les numéros d'identification (travailleur indépendant)
• Copie de la carte professionnelle (profession libérale)
• Tout document récent attestant de l'activité professionnelle
• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.

Justificatif de ressources :

• Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition
• 3 dernières fiches de paie
• 2 derniers bilans ou, si nécessaire, attestation de ressources pour l'exercice en cours délivrés par un comptable (professionnel non-salarié)
• Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur
• Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière
• Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers
• Attestation de simulation des aides au logement établie par la Caf ou par la MSA ou simulation des aides au logement établie par le locataire
• Justificatif de versement des indemnités de stage
• Avis d'attribution de bourse (étudiant boursier).

FAQ : les questions fréquemment posées sur les documents à demander au locataire

Quels justificatifs de revenus peut-on demander à un locataire ?

Le propriétaire ou l'agence peut exiger un ou plusieurs justificatifs parmi : avis d'imposition, fiches de paie, bilans comptables, preuves de pensions ou allocations, titres de propriété, revenus fonciers ou mobiliers, simulations d'aides au logement, indemnités de stage ou attestations de bourses. Cette liste exhaustive de documents à demander au locataire vise à vérifier la solvabilité du locataire selon sa situation professionnelle et financière spécifique.

Quels documents sont interdits dans un dossier de location ?

La liste des pièces exigibles est limitative. Exiger d’autres documents expose à une amende sanction de 3 000 €(personne physique) ou 15 000 € (morale). Sont interdits : RIB, carte Vitale, livret de famille, attestation bancaire, dossier médical, chèque de réservation, mandat cash ou codes d’abonnement. Le RIB n’est plus autorisé, même pour la caution. Seuls les documents légaux à demander au locataire sont recevables.

Quels documents demander au garant ?

Pour le garant, le bailleur peut exiger une pièce d'identité avec photo et un unique justificatif de domicile (quittance, facture d'énergie ou taxe foncière). Concernant l'activité, il doit fournir son contrat de travail ou des extraits professionnels (Kbis, D1). Enfin, pour les ressources, les trois derniers bulletins de salaire, les bilans comptables ou l'avis d'imposition sont nécessaires afin de prouver sa capacité à couvrir les éventuels impayés du locataire.

Comment repérer un faux dossier locataire ?

Pour sécuriser votre location, examinez d'abord la cohérence visuelle des documents (polices, arrondis suspects, dates). Pour repérer un faux dossier, vérifiez la cohérence entre les documents (dates, montants, logos). Exigez des originaux ou utilisez le service gratuit de vérification de dossier des avis d’imposition sur impots.gouv.fr. Méfiez-vous des copies floues, des polices différentes ou des incohérences dans les adresses. Contactez directement l’employeur ou le propriétaire précédent pour confirmer les informations fournies par le candidat.