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Comment attester du remboursement d'une partie du dépôt de garantie à son locataire ?

Comment attester du remboursement d'une partie du dépôt de garantie à son locataire ?

Votre locataire quitte son logement et lors de l’état des lieux de sortie, vous avez constaté des dégradations anormales nécessitant des travaux de réparation. Vous avez décidé de retenir une partie ou l’intégralité de son dépôt de garantie. Retrouvez une lettre de demande de remboursement du dépôt de garantie avec dégradations.

Comment attester du remboursement d'une partie du dépôt de garantie à son locataire ?

Qu’est-ce que le dépôt de garantie dans un bail de location ?

Le dépôt de garantie est une somme versée par un locataire à l’entrée dans un nouveau logement afin de garantir la bonne exécution de ses obligations, c’est-à-dire rendre le logement dans l’état où il avait été loué au départ. Ainsi, en cas de dégradations constatées dans le logement au départ du locataire, une retenue totale ou partielle pourra être effectuée sur le dépôt de garantie. Le montant du dépôt de garantie doit être spécifié dans le contrat de bail, mais celui-ci ne peut pas excéder certains montants :

  • Pour une location nue le montant du dépôt est d’un mois de loyer hors charges.
  • Pour une location meublée ce montant correspond à deux mois de loyer hors charges.

Téléchargez un modèle de lettre « dépôt de garantie avec dégradations »

Modèle de lettre pour effectuer une attestation de remboursement de dépôt de garantie avec dégradations

Les modalités de retenue du dépôt de garantie à justifier auprès du locataire

Vous ne pouvez pas décider de conserver tout ou une partie du dépôt de garantie comme bon vous semble. Pour cela, vous devrez présenter au locataire certains justificatifs :

  • Photos avant/après du logement (avec dates).
  • État des lieux d’entrée et de sortie.
  • Constat d’huissier.
  • Devis ou factures des travaux entrepris.

Si vous n’êtes pas en mesure de prouver les dégradations, vous serez dans l’obligation de rembourser l’intégralité du dépôt de garantie au locataire. D’autre part, vous êtes soumis à un certain délai après la restitution des clés par le locataire pour restituer le solde de dépôt de garantie. En cas de dégradations avérées, et quelle que soit la date de signature du bail de location, ce délai est de 2 mois. Si vous ne restituez pas ou ne déclarez pas la retenue du dépôt de garantie dans le délai imparti, vous vous exposez à devoir verser des intérêts de retard au locataire.

Dépôt de garantie et caution ne sont pas la même chose !

On entend souvent parler de « caution » pour parler du dépôt de garantie. La « caution » est en fait la personne vers laquelle le propriétaire sera autorisé à se retourner en cas de non-paiement d’un loyer.

Quelle lettre pour un remboursement partiel ou un non-remboursement ?

Compte tenu de la nécessité de justifier la retenue sur le dépôt de garantie et de respecter certains délais pour rembourser le solde, il est important de rédiger une lettre pour justifier le remboursement ou le non-remboursement. Pour que cette lettre soit recevable, vous veillerez à mentionner :

  • La date de prise de congé du locataire.
  • La date de l’état des lieux.
  • L’adresse du logement. 
  • La liste des dégradations constatées et les travaux que cela implique.
  • Les modalités de retenue du dépôt de garantie (totale ou partielle), ainsi que le mode de remboursement du solde.
  • La date du remboursement (date du courrier).

Les points importants en cas de remboursement partiel du dépôt de garantie

Après avoir envoyé cette lettre de remboursement par recommandé avec accusé de réception, il est conseillé d'en conserver un double. En cas de litige, vous disposerez ainsi de toutes les preuves nécessaires pour vous défendre. Vous devez rembourser en partie le dépôt de garantie à votre locataire sous 2 mois en cas de dégradations confirmées (par photos et constats de professionnels).