Au sein de la SCI, les décisions qui excèdent les pouvoirs reconnus au gérant sont prises collectivement par les associés. Toutes les délibérations des associés doivent être constatées par un procès-verbal. Le point en détail.
Le contenu du procès-verbal
Le procès-verbal doit contenir :
- Les noms et prénoms des associés qui ont participé à l’assemblée ainsi que le nombre de parts qu’ils détiennent.
- Les documents et rapports soumis aux associés.
- Le texte des résolutions.
- Le résultat des votes.
Pour une assemblée, il mentionne également :
- La date et le lieu de la réunion.
- Les nom, prénoms et qualité du président.
- Un résumé des débats.
S'il s'agit d'une consultation écrite, la justification du respect des formalités spécifiques à ce mode de consultation et la réponse de chaque associé sont annexées au procès-verbal.
Le vote de chaque associé n’a pas à être mentionné dans le procès-verbal.
L’établissement du procès-verbal
Le procès-verbal est établi et signé par les gérants et, pour les assemblées, par le président de séance. Il peut être établi et conservé sous format papier ou électronique.
Lorsqu’il est établi sous format électronique, il doit être signé au moyen d'une signature électronique qui respecte au moins les exigences de la signature électronique avancée, et il doit être daté de façon électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve.
Lorsque la décision des associés résulte de leur consentement exprimé dans un acte, cette décision doit être mentionnée, à sa date, dans le registre des procès-verbaux. La mention dans le registre contient obligatoirement l'indication de la forme, de la nature, de l'objet et des signataires de l'acte.
La registre des procès-verbaux
Les procès-verbaux sont établis sur un registre spécial tenu au siège de la société.
Il est coté et paraphé dans la forme ordinaire et sans frais, soit par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire, soit par le maire ou un adjoint au maire de la commune du siège de la société. Le registre peut aussi être tenu sous forme électronique.
Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les mêmes conditions que celles prévues pour le registre. Attention ! Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.
Référence juridique
- Décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 relatif à l'application de la loi n° 78-9 du 4 janvier 1978 modifiant le titre IX du livre III du Code civil – Articles 44 et suivants
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