Lors de la recherche d'un logement à louer, les candidats à la location doivent souvent fournir divers documents prouvant leur identité et leur solvabilité. La fiche de renseignements locataire constitue généralement le premier contact entre le propriétaire et le futur occupant. Cependant, il existe des limites légales strictes aux informations que le propriétaire peut exiger. La loi encadre rigoureusement ces demandes pour protéger la vie privée et les droits des locataires. Tour d'horizon complet des documents que le propriétaire n'a pas le droit de demander aux candidats locataires, ainsi que des justificatifs autorisés dans le cadre d'une gestion locative conforme à la réglementation.
La fiche de renseignements : ce qu'elle peut contenir légalement
Avant d'aborder les documents interdits, il est essentiel de comprendre ce qu'une fiche de renseignements peut légalement contenir. Cette fiche doit se limiter aux informations strictement nécessaires pour évaluer la solvabilité du locataire et vérifier son identité. Elle peut inclure le prénom, le nom, l'adresse actuelle, les coordonnées téléphoniques et électroniques, ainsi que la date de naissance.
Concernant la situation professionnelle, le propriétaire peut demander la profession exercée, le type de contrat (notamment si le candidat est en CDI ou dispose d'un autre statut), l'ancienneté dans l'emploi, ainsi que le nom et l'adresse de l'employeur. Pour un salarié, ces informations permettent d'évaluer la stabilité professionnelle sans porter atteinte à la vie privée.
En revanche, certaines informations personnelles comme la situation familiale détaillée (marié, pacsé, divorcé), la situation matrimoniale précise, ou le fait d'être célibataire ne peuvent figurer sur une fiche de renseignements locataire que si le candidat les mentionne volontairement. Le propriétaire ne peut en aucun cas exiger ces informations ni les utiliser comme critères de sélection.
Les documents financiers interdits
Dans le cadre des démarches de location, plusieurs documents financiers sont formellement interdits et ne peuvent être demandés par le propriétaire :
Les relevés de compte bancaire
Les relevés de compte bancaire du locataire potentiel constituent des documents strictement personnels et confidentiels. Exiger de tels documents serait une atteinte grave à la vie privée et n'est pas justifiable pour évaluer la solvabilité du candidat. Les revenus mensuels et autres revenus mensuels doivent être prouvés par d'autres moyens légaux, comme les bulletins de salaire ou l'avis d'imposition, qui donnent une vision claire des revenus sans dévoiler les détails des transactions bancaires.
Le propriétaire doit se contenter des justificatifs de ressources autorisés par la loi, qui permettent d'évaluer les montants perçus mensuellement sans violer la confidentialité bancaire du candidat.
Les chèques de réservation et dépôts de garantie anticipés
Un chèque de réservation ou un dépôt de garantie avant la signature du bail sont des pratiques considérées comme abusives. Ces demandes peuvent mettre le candidat locataire dans une situation financière délicate sans aucune garantie de location. Cette pratique est strictement interdite et peut faire l'objet de sanctions. Le dépôt de garantie ne peut être versé qu'au moment de la signature du bail, et non avant.
Les bilans financiers en nombre excessif
Pour les travailleurs indépendants, le propriétaire ne peut demander plus de deux derniers bilans financiers. Ces bilans permettent d'évaluer la stabilité financière et constituent un justificatif de situation professionnelle adapté aux entrepreneurs, mais exiger plus de documents serait excessif et inutile. Cette limitation protège les professionnels indépendants contre des demandes disproportionnées.
Les documents personnels et médicaux interdits
Il est également interdit de demander à un candidat des documents d'ordre personnel et/ou médical, qui sont confidentiels :
Les documents médicaux
La carte vitale et le dossier médical font partie des informations médicales strictement confidentielles. Un propriétaire n'a pas le droit de demander ces documents. La santé du locataire ne doit en aucun cas entrer en ligne de compte pour une location. Aucune information relative à l'état de santé ne peut être exigée, même indirectement.
Le casier judiciaire
Le casier judiciaire est un document sensible qui ne peut être demandé par un propriétaire. La sélection des locataires ne doit pas se faire sur la base des antécédents judiciaires, sauf dans certains cas très spécifiques qui n'incluent généralement pas la location résidentielle. Cette interdiction garantit le droit à la réinsertion et protège contre les discriminations.
Les photos d'identité supplémentaires
Exiger une photo d'identité autre que celle figurant sur une pièce d'identité est également interdit. Les pièces d'identité comme le passeport ou la carte d'identité suffisent amplement à vérifier l'identité du candidat. Un justificatif d'identité officiel avec photo est suffisant, et demander des photos supplémentaires pourrait être utilisé à des fins discriminatoires.
Aucun document relatif à la vie privée n'est autorisé
La vie privée du locataire doit être préservée, ce qui signifie que le propriétaire n'est pas en droit de vouloir vérifier sa situation maritale, sentimentale, son orientation sexuelle, sa nationalité, sa religion ou toute autre caractéristique personnelle. Voici les documents qu'il ne peut absolument pas demander au locataire :
Les documents relatifs à la situation familiale
Le contrat de mariage, le livret de famille ou une attestation de vie commune sont des documents qui relèvent de la vie privée du locataire. Le propriétaire n'a pas besoin de ces informations pour louer un logement. La situation matrimoniale ou le statut de célibataire ne peuvent être des critères de sélection. Seuls des documents prouvant l'identité et les ressources du locataire sont pertinents pour évaluer sa capacité à honorer le loyer.
Les attestations d'emploi superflues
Une attestation d'emploi ne peut être exigée que si le locataire est incapable de fournir son contrat de travail. De même, une attestation de loyer de la part de l'ancien bailleur n'est pas nécessaire si le locataire peut fournir ses quittances de loyer, qui constituent un justificatif suffisant de sa situation locative antérieure.
Quels sont les documents autorisés ?
Pour constituer un dossier de location conforme, le propriétaire peut demander des pièces justificatives spécifiques, limitativement énumérées par la loi :
Les justificatifs d'identité
Le propriétaire peut demander une copie d'une pièce d'identité valide comme une carte d'identité, un passeport ou un permis de conduire. Ces documents permettent de vérifier le prénom, le nom, la date de naissance et l'adresse du candidat. Un seul justificatif d'identité suffit.
Les justificatifs de ressources
Des documents prouvant les ressources perçues sont autorisés pour évaluer les revenus mensuels du candidat. Le propriétaire peut demander :
- Les trois derniers bulletins de salaire pour un salarié
- Un avis d'imposition récent indiquant les revenus annuels
- Pour les travailleurs indépendants, les deux derniers bilans comptables comme justificatif de situation professionnelle
- Pour les retraités, le dernier avis de pension de retraite
- Pour les bénéficiaires d'aides sociales, les justificatifs correspondants
Ces justificatifs permettent d'évaluer objectivement la solvabilité du locataire en vérifiant que les montants perçus sont suffisants pour assumer le loyer.
Les justificatifs d'activité professionnelle
Les documents prouvant l'activité professionnelle sont essentiels. Pour un salarié, le contrat de travail indiquant le type de contrat (CDI ou autre), la profession exercée et l'ancienneté peut être demandé. Pour les entrepreneurs, un extrait Kbis de moins de trois mois constitue un justificatif de situation professionnelle approprié. Les étudiants peuvent fournir une carte étudiante ou un certificat de scolarité.
Les justificatifs de domicile
Un justificatif de domicile tel que les trois dernières quittances de loyer, le dernier avis de taxe foncière ou une attestation de l'hébergeant accompagnée d'un justificatif de domicile de ce dernier est acceptable. Ces documents permettent de vérifier la situation locative actuelle et les coordonnées du candidat.
Les documents du garant
Enfin, le propriétaire peut demander la même liste restrictive de pièces justificatives au garant du locataire s'il en a demandé un. La caution doit également fournir des justificatifs d'identité, de ressources et de domicile, dans les mêmes limites légales que le locataire principal.
De la même façon que le propriétaire ne peut pas demander de document non listé dans le décret de la loi Alur, il ne peut pas interroger oralement et récolter des informations interdites auprès des candidats à la location. Les questions portant sur la nationalité, la situation familiale détaillée, la religion ou l'orientation sexuelle sont strictement prohibées, même lors d'un entretien informel.
À retenir :
L'article 1 de la loi du 6 juillet 1989 interdit strictement toute discrimination dans le choix d'un locataire. Un propriétaire ne peut fonder sa sélection sur des critères tels que l'origine, le sexe, la religion, le handicap, le patronyme, les opinions politiques, l'orientation sexuelle, l'âge ou d'autres caractéristiques personnelles. La fiche de renseignements et l'ensemble des pièces justificatives demandées doivent se limiter à l'évaluation objective de la solvabilité du locataire et à la vérification de son identité, sans jamais porter atteinte à sa vie privée ni servir de base à une quelconque discrimination.
Documents interdits : les sanctions encourues par le propriétaire
C'est la loi Alur qui est venue préciser la liste des documents que le propriétaire peut demander. Cette liste est exhaustive et figure dans le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Cela signifie que toute demande de documents non listés est illégale, que ce soit dans le cadre d'une fiche de renseignements ou lors de la constitution du dossier complet.
Si un propriétaire demande des documents interdits, il s'expose à des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 3 000 euros d'amende pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale. Les locataires peuvent signaler ces abus aux autorités compétentes, notamment à la Direction départementale de la cohésion sociale (DDCS), à la Direction départementale de la protection des populations (DDPP) ou à l'ADIL (Agence Départementale d'Information sur le Logement), qui prendront les mesures appropriées pour protéger les droits des candidats à la location.
Conseils pratiques pour les candidats locataires
Lorsque vous remplissez une fiche de renseignements locataire, veillez à ne fournir que les informations légalement exigibles. Si un propriétaire vous demande des justificatifs non autorisés, vous êtes en droit de refuser poliment en expliquant que ces documents ne figurent pas dans la liste légale.
Préparez un dossier complet avec tous les justificatifs autorisés : pièce d'identité, bulletins de salaire récents montrant vos revenus mensuels, contrat de travail indiquant votre situation professionnelle (type de contrat, ancienneté, profession), et justificatifs de domicile. Si vous avez d'autres revenus mensuels (pensions, allocations), préparez également les justificatifs correspondants.
Pour faciliter vos démarches, conservez des copies numériques de tous vos documents. Cela vous permettra de constituer rapidement votre dossier et de répondre efficacement aux demandes légitimes des propriétaires dans le cadre de leur gestion locative.
Vous pouvez également utiliser le dossier de location numérique DossierFacile, service gratuit de l'État qui permet de constituer un dossier vérifié et sécurisé, facilitant ainsi vos démarches tout en rassurant les propriétaires
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