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Quel document doit contenir l'extranet de votre copropriété ?

Quel document doit contenir l'extranet de votre copropriété ?

Lorsqu’une copropriété est représentée par un syndic professionnel, celui-ci est tenu, depuis le 1er janvier 2015, de proposer un service extranet. Un décret fixe les documents et modalités qui vont être obligatoires à compter du 1er juillet 2020.

Quel document doit contenir l'extranet de votre copropriété ?

Sommaire

Les documents accessibles via l’espace en ligne

La liste des documents diffère selon qu’ils sont accessibles pour l’ensemble des copropriétaires, pour le conseil syndical de copropriété ou pour un copropriétaire individuellement.

  • Les documents accessibles pour l’ensemble des copropriétaires.
  • Le règlement de copropriété et ses modifications publiées.
  • L’état descriptif de division et ses modifications publiées.
  • La fiche synthétique.
  • Le carnet d’entretien.
  • Les diagnostiques techniques relatifs aux parties communes en cours de validité.
  • Les contrats d’assurance en cours.
  • Les contrats et marchés en cours à l’exception des contrats de travail des préposés.
  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours.
  • Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées des copropriétaires et les éventuels devis approuvés lors de ces assemblées.
  • Le contrat de syndic.

Les documents consultables par le conseil syndical

  • La balance des comptes.
  • Le relevé général des charges et produits de l’exercice échu.
  • Les éventuels relevés périodiques des comptes bancaires séparés.
  • Les assignations en justice relatives à des procédures en cours et des décisions dont les délais de recours n’ont pas expiré.
  • La liste de tous les copropriétaires.
  • La carte professionnelle du syndic.
  • L’attestation d’assurance RCP (responsabilité civile professionnelle) du syndic.
  • L’attestation de la garantie financière du syndic.

Les documents à disposition d’un copropriétaire individuel

  • Le compte individuel du copropriétaire arrêté après l’approbation des comptes.
  • Le montant des charges courantes du budget et hors budget pour les deux derniers exercices comptables clos que le copropriétaire a payé.
  • Lorsqu’il existe un fond de travaux, le montant de la part du fond rattaché au lot (ou aux lots lorsqu’il en détient plusieurs) arrêté après approbation des comptes.
  • Les avis d’appel de fonds des 3 dernières années à compter du 1er juillet 2020.
Bon à savoir

Les documents mis à disposition, via cet espace, doivent être téléchargeables et imprimables.

Comment doit fonctionner l’extranet de votre copropriété ?

Le décret du 27 juin 2019 prévoit que les personnes ayant accès à l’espace en ligne sécurisé bénéficient d’un code personnel, qu’il s’agisse du conseil syndical ou des copropriétaires. L’accès au moyen de ce code garantit la fiabilité de l’identification du bénéficiaire.

Le syndic de copropriété professionnel est tenu d’actualiser l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace. Cette actualisation intervient au minimum une fois par an et dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.

Références juridiques
  • Article 18 de la loi du 10 juillet 1965 n°65-557.
  • Décret du 23 mai 2019 n°2019-502.
  • Article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967 n°67-223 (créé par le décret du 27 juin 2019 n°2019-650).
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