Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?

Le propriétaire d'un logement mis en location dispose de 3 ans après le départ de son locataire pour récupérer les charges et loyers impayés, y compris après le départ du locataire. Par exemple, une dette de charges datant de janvier 2020 peut être exigée jusqu'en janvier 2023. Le délai pour procéder à la régularisation est le même si le locataire a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser. La régularisation tardive des charges locatives est possible quelle qu’en soit la raison (oubli, ignorance, négligence…).

La justice peut néanmoins refuser une régularisation tardive de charges si elle considère que celle-ci est déloyale, brutale et consécutive d'une faute du propriétaire dans l'exécution du contrat. C’est notamment le cas si le propriétaire n’a pas souhaité procéder à la régularisation annuelle de façon délibérée, ou que le locataire a demandé une régularisation des charges annuelles sans recevoir de réponse. Dans ce cas, le propriétaire peut même être condamné à verser des dommages et intérêts au locataire.

Lorsque les charges récupérables (chauffage collectif, taxe d’enlèvement des ordures ménagères…) d’un logement loué sont réglées par le locataire sous forme de provisions (donc d’avance de frais), le propriétaire doit effectuer une régularisation chaque année. Cette opération est souvent réalisée au moment de la réception de l’arrêté des comptes de la copropriété. Pour procéder à la régularisation, il faut comparer le montant réel des charges récupérables au montant versé par le locataire au titre des charges provisionnelles. Ainsi, si le locataire a payé plus que les charges réelles, le propriétaire devra lui reverser le trop-perçu.

En revanche, si le montant réel des charges est supérieur au montant des provisions versées, le locataire devra payer le surplus au propriétaire. Pour effectuer la régularisation, le propriétaire doit adresser au locataire un décompte individuel détaillant chaque type de charges. Ce détail est obligatoire car il permet au locataire de vérifier que les charges qui lui sont demandées lui sont bien imputables. Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit également préciser la répartition des charges entre propriétaires et locataires. Selon le montant de la régularisation, les provisions sur charges peuvent être réajustées à la hausse ou à la baisse pour l’année suivante.

Dans le cadre de la location d’un logement, deux possibilités existent en matière de charges :

1. La provision sur charges est une somme payable chaque mois par le locataire. Son montant est déterminé par rapport aux dépenses cumulées l’année précédente, c’est-à-dire selon les chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou selon le budget prévisionnel, si le logement est en copropriété. Le montant des charges doit être mentionné dans le bail de location. Les provisions sur charges peuvent être appliquées dans le cadre d’une location meublée ou dans le cadre d’une location vide.
2. Le forfait est réservé aux locations meublées dont le bail a été signé après le 27 mars 2014. Le forfait équivaut à une somme définitive, payable chaque mois au titre des charges locatives. Aucune régularisation n’est effectuée chaque année. Les charges payées par le propriétaire au-delà du montant du forfait restent donc à sa charge.

Seules les charges locatives, dites récupérables, peuvent être demandées au locataire par son propriétaire. Cela inclut notamment :

• La taxe pour l’enlèvement des ordures ménagères,
• électricité et frais d’entretien des parties communes,
• eau et entretien courant des espaces verts,
• électricité et entretien courant de l'ascenseur,
• chauffage uniquement s’il s’agit d’un chauffage collectif. 

En revanche, le propriétaire ne peut pas demander de remboursement des charges non récupérables, c’est-à-dire des charges qui incombent au propriétaire, comme les charges de copropriété (liées aux honoraires et à la gestion du syndic, à l'éventuelle gestion locative, à la sécurité et la surveillance de l’immeuble, au contrôle technique de l’ascenseur, ou encore à réfection des parties communes), mais aussi les frais liés à une infestation de nuisibles dans l’immeuble (rats, insectes etc.), entretien des extincteurs, ou encore gros entretien des espaces verts (élagage obligatoire notamment). 

À noter que les frais de gardiennage sont spécifiques : ils font partie à la fois des charges récupérables et non récupérables. Plus concrètement, ils seront répartis entre le propriétaire et le locataire. Ce dernier paiera 75 % des frais de gardiennage si le concierge s’occupe à la fois de l’entretien des parties communes et de la sortie des poubelles. Toutefois, s’il ne s’occupe que d’une de ces tâches, le propriétaire devra s’acquitter de 60 % des frais, et le locataire de seulement 40 %.