Comment calculer la régularisation des charges locatives ?

Les charges récupérables désignent les dépenses engagées par un propriétaire bailleur pour l'entretien, la gestion et les services liés à un bien locatif. Les locataires remboursent ces charges au propriétaire en plus du loyer, généralement sous forme de provisions mensuelles. En fin d'année, un relevé de charges locatives est réalisé pour ajuster les paiements en fonction des dépenses réelles.

Avant de procéder au calcul des charges récupérables, il faut déjà connaître les différentes catégories de charges récupérables. Voici les principales :

• Les frais liés à l'électricité, à l'entretien et au bon fonctionnement de l'ascenseur.
• Les dépenses relatives à la consommation d'eau, au chauffage collectif et aux équipements de production d'eau chaude dans les parties communes.
• Les charges qui concernent le chauffage, la production d'eau chaude et la distribution d'eau dans les parties privatives.
• Les charges d'entretien des parties communes (électricité, produits de nettoyage, entretien de la minuterie).
• Les dépenses liées à l'entretien des espaces extérieurs comme la coupe, le désherbage, l'arrosage.
• Les taxes et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage et redevance d'assainissement).

Une fois que vous avez identifié les charges récupérables que vous pouvez facturer au locataire, le calcul à effectuer va s'avérer relativement simple. Vous devez vous baser sur la différence entre les charges réelles encourues et les provisions pour charges versées par le locataire pour une période donnée.

Si les provisions n'ont pas couvert les dépenses réelles, le locataire devra régler la différence lors de la régularisation. A l'inverse, ce sera au propriétaire de rembourser la différence au locataire.

Pour le calcul de la régularisation des charges locatives, 2 méthodes de calcul existent : le calcul des charges réelles et le calcul des charges forfaitaires.

Calcul des charges réelles

Avec ce mode de calcul, le bailleur demande au locataire une provision mensuelle pour les charges. Annuellement, le propriétaire établit ensuite une régularisation en comparant les dépenses réelles du locataire aux charges payées.

Calcul des charges forfaitaires

Ici, le montant des charges est fixé par le contrat de location et ne change pas. Dans cette situation, une évaluation préalable est primordiale. Cependant, une réévaluation annuelle est possible en appliquant l'Indice de Référence des Loyers (IRL).

Le calcul des charges peut être effectué par le propriétaire à condition qu'il fournisse les justificatifs nécessaires. Toutefois, il est également possible de faire appel à un comptable pour profiter de son expertise. En copropriété, c'est le syndic qui va souvent fournir les données nécessaires pour le calcul. En fonction de votre situation, c'est à vous de préférer l'une des solutions.

Si un locataire quitte le logement avant la régularisation, le propriétaire doit attendre l'arrêté annuel des comptes. Il a le droit de retenir jusqu'à 20 % de la caution en attendant la régularisation. Ensuite, il enverra au locataire sortant le décompte des charges réelles pour réaliser la régularisation.

Les charges locatives excessives peuvent prendre 2 formes principales. La première : le propriétaire impose des charges qui ne sont pas récupérables selon la réglementation en vigueur, ou des montants disproportionnés par rapport aux frais réellement engagés. La seconde forme, ce sont les charges qui ne correspondent pas aux besoins de l'immeuble. Par exemple, le locataire n'est pas tenu de financer les réparations qui résultent de vétusté, de malfaçons ou de vices de construction (article 7d de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Bien sûr, les charges liées aux dégradations causées par le locataire n'entrent pas dans la catégorie des charges abusives. Si elles sont justifiées, le locataire doit les assumer.