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Qu’est-ce que l’apurement des charges ?

Qu’est-ce que l’apurement des charges ?

Si vous facturez les charges de votre locataire sous forme de provisions, vous devez apurer ces charges dès lors que vous recevez le décompte annuel du syndic. Vous devez alors fournir les justificatifs au locataire, et vous bénéficiez de 3 ans pour réaliser la régularisation.

Ce qu'il faut retenir de l’apurement des charges locatives

Chaque année, le propriétaire doit régulariser les charges payées par le locataire, en tenant compte des factures mentionnant les consommations réelles et du relevé du syndic, par rapport aux provisions facturées :

  • Certaines charges sont récupérables et d’autres ne le sont pas.
  • Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit prévenir le locataire.
  • L’apurement peut être en faveur du propriétaire ou en faveur du locataire.
  • Quoi qu’il en soit, la différence entre le montant facturé et le montant correspondant à la consommation réelle est appliquée sur le loyer du mois suivant.
  • Si le propriétaire oublie de régulariser les charges, il bénéficie d’un délai de prescription de 3 ans.

Bon à savoir

La loi vous oblige à apurer les charges une fois par an dans le cadre des provisions pour charges. Ce n'est pas le cas si vous avez opté pour un forfait de charges, possible dans le cas d’une location meublée ou en colocation.

Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

Les charges courantes du locataire sont facturées en même temps que son loyer, et sont facturées sous forme de provisions. Cela signifie que le bailleur évalue la consommation moyenne du locataire et le coût des charges liées à l'immeuble, et il le facture en conséquence chaque mois. Mais certaines charges sont dites « récupérables » par le bailleur, dans la mesure où il peut demander une régularisation lorsque les factures contenant les dépenses réelles lui parviennent, et qu’il s’aperçoit que la consommation du locataire était inférieure ou supérieure à ce qu’il a facturé toute l’année. Ces charges récupérables sont énoncées dans un décret, et cette liste contient des postes tels que l’ascenseur, l’eau froide et chaude, l’entretien des parties communes, les menues réparations locatives, etc. A l’inverse, certaines charges ne sont pas récupérables, il s’agit notamment des charges exceptionnelles pour les travaux de conservation, les diagnostics, les fonds pour les travaux votés en assemblée générale, les honoraires du syndic, l’assurance multirisque de l’immeuble, etc.

Téléchargez un modèle lettre pour augmenter les charges locatives

Modèle de lettre pour réviser la provisions pour charges locatives

Comment se déroule l’apurement des charges ?

A partir du moment où vous recevez les factures et les décomptes définitifs des charges de copropriété, vous ne devez pas tarder à régulariser les charges auprès du locataire. La loi vous impose d’ailleurs de prévenir le locataire d’une régularisation avec un délai d’un mois minimum avant de régulariser. A cette occasion, vous lui fournissez le décompte par nature de charges, et s’il s’agit d’un logement en copropriété, vous lui transmettez également le mode de répartition des occupants de l’immeuble, ainsi qu’une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude.

Vous devez adresser un courrier ou un mail à votre locataire pour acter l’apurement des charges, afin de récapituler le montant total qu’il a déjà réglé au titre des provisions, le montant réel dû, ainsi que la différence : il peut s’agir d’un apurement en faveur du locataire ou en votre faveur. Que la différence soit positive ou négative, le résultat sera appliqué sur la prochaine échéance de loyer.

Par exemple, si le montant des provisions que vous facturez à votre locataire s’élève à 90 € mensuels, le locataire aura alors réglé 1 080 € de provisions de charges à la fin de l’année. Si vous constatez alors que les charges réelles s’élèvent en définitive à 1 000 €, vous pourrez lui proposer de régler un montant de charges moindre le mois suivant : il paiera alors les 90 € de provisions habituelles, moins les 80 € de trop-perçu sur l’année, soit 10 € de charges. N’oubliez pas de lui adresser une quittance de régularisation.

Bon à savoir

Vous n’êtes pas tenu de transmettre les factures au locataire, mais il doit cependant pouvoir les consulter durant 6 mois à compter de la régularisation : vous devez donc les remettre au syndic qui permettra au locataire de les consulter le cas échéant.

Le délai de régularisation des charges locatives est de 3 ans

Si vous êtes amené(e) à réaliser un apurement des charges mais que vous oubliez de le faire, la loi Alur vous accorde alors un délai de prescription de 3 ans pour réaliser l’apurement des charges, que ce soit en votre faveur ou en faveur du locataire. Ce délai court théoriquement à partir de la date de transmission par le syndic du relevé annuel des charges de la copropriété. De plus, si vous avez plus d’un an de retard au moment de l’apurement des charges, vous devez lisser cette régularisation mensuellement si le locataire vous en fait la demande. Sachez que le locataire peut, quant à lui, vous imposer une régularisation des charges durant ce même délai de 3 ans. Il peut commencer par envoyer des courriers de relance par lettre recommandée avec accusé de réception, puis peut ensuite intenter une action en justice auprès du tribunal d’instance pour obtenir la régularisation.

Bon à savoir

Si l'apurement des charges n’est pas réalisé au départ du locataire, vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie. Vous devrez alors restituer le solde lorsque la régularisation sera faite.