Quels sont les documents que le syndic doit mettre en ligne sur un espace sécurisé ?

Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 dresse une liste minimale des documents que le syndic doit rendre accessibles à l’ensemble des copropriétaires.

Concernant la gestion de l’immeuble, le syndic a l’obligation de mettre à disposition les documents suivants :

• le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
• le carnet d'entretien de l'immeuble ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble, en cours de validité ;
• les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, en cours de validité ;
• l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, en cours ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

Certains documents concernent uniquement le lot d’un copropriétaire et sont accessibles à ce dernier :

• le compte individuel du copropriétaire, arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• lorsque le syndicat dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds rattachée au lot du copropriétaire, arrêté après approbation des comptes ;
• les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Certains documents sont destinés uniquement aux membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions de contrôle et d’assistance :

• les balances générales des comptes du syndicat et le relevé général des charges et produits de l'exercice écoulé ;
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires ;
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.

Tous les documents listés précédemment sont mis à disposition sur un espace en ligne sécurisé, accessible aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical via un code personnel garantissant la fiabilité de leur identification. Les documents peuvent être téléchargés et imprimés.

Ces documents doivent être actualisés au moins une fois par an par le syndic, et dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle appelée à connaître les comptes.

Le syndicat des copropriétaires peut, par un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires, exonérer le syndic de cette obligation de mise en ligne.