La loi n’oblige pas les propriétaires bailleurs à être présents pour toutes les formalités administratives autour de la location d’un bien. C’est le cas pour effectuer une réalisation d’état des lieux, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie dans le logement. Voici tout ce que vous devez savoir avant d’envoyer au locataire une lettre de procuration pour l’informer qu’une personne sera mandatée pour le remplacer.
L’état des lieux d’un logement
Si, en tant que propriétaire-bailleur, vous n’avez pas la possibilité de vous rendre à un état des lieux d’entrée ou de sortie de votre logement, vous pouvez tout à fait mandater un proche pour que celui-ci s’occupe de cette formalité à votre place. La seule obligation sera d’en informer le locataire en amont de la visite. L’état des lieux est un moment important d’une location qui doit être réalisé consciencieusement au moment de la location du logement. Cela permet d’éviter tout litige lorsque le bail de location prendra fin et que le locataire quittera les lieux. En effet, en ayant consigné parfaitement l’état du logement dans le contrat de location, pièce par pièce et mobilier par mobilier le cas échéant, il sera plus facile de comparer tous les éléments lors de la rupture de bail. En cas de litige, la comparaison de ces deux documents permet d’établir les responsabilités de chaque partie.
Sachez qu’un locataire peut demander à son bailleur de modifier l’état des lieux jusqu’à 10 jours après son entrée dans le logement. Cela va même jusqu’au 1er mois de chauffe s’il s’agit de faire constater l’état d’éléments de chauffage.
Pourquoi faire une lettre de procuration pour un état des lieux ?
Dans tous les cas de figure, qu’il s’agisse d’une lettre de procuration pour un état des lieux ou bien une lettre pour une régulation de charges locatives par exemple, nous vous conseillons de toujours envoyer vos courriers par recommandé avec accusé de réception. C’est la solution la plus simple qui vous permet de garder une trace officielle de vos démarches. Deux autres options sont également possibles pour tous vos courriers administratifs auprès de votre locataire :
- Mandater un huissier de justice qui portera le document en mains propres à votre ou vos locataires ;
- Vous charger vous-même d’apporter le document au locataire en échange d’une preuve de dépôt signée par la personne en question.
Modèle de lettre de réalisation d’état des lieux
Pour écrire votre lettre de procuration de réalisation d’état des lieux, voici ci-dessous le modèle que nous vous proposons. Vous n’avez qu’à compléter les parties entre parenthèses qui sont les informations et détails manquants.
(Nom et prénom du propriétaire)
(Adresse)
(Code postal et Ville)
(Nom et prénom de son représentant)
(Adresse)
(Code postal et Ville)
(Nom et prénom du locataire)
(Adresse du bien concerné)
(Code postal et Ville)
(Date)
Objet : Réalisation de l’état des lieux de sortie
Je soussigné (nom et prénom du propriétaire avec adresse complète) donne mandat à [nom et prénom de son représentant, adresse] pour réaliser pour mon compte l’état des lieux de sortie en présence de [nom et prénom du locataire] qui est locataire du logement. Logement dont je suis le propriétaire et qui est situé au (adresse du logement) en vertu d’un contrat de location que nous avons signé ensemble le (date de signature du bail) à (ville).
En vertu de cette lettre, (nom et prénom du représentant mandaté) est habilité, après avoir justifié de son identité au locataire, à réaliser toutes les formalités nécessaires, et notamment à consigner toutes remarques sur l’état du logement et le cas échéant l’inventaire du mobilier, à signer l’état des lieux et à réceptionner les clés pour officialiser (l’entrée/la sortie) du locataire dans le logement.
La présente lettre sera présentée et remise au locataire lors de la réalisation de l’état des lieux, accompagnée des copies des pièces d’identité du bailleur et de son représentant. Fait à (lieu), le (date du jour)
(Votre signature)
Si vous n’avez pas la possibilité d’être présent lors de l’état des lieux de sortie, vous pouvez tout à fait mandater un représentant. Vous devrez cependant en informer votre locataire par lettre recommandée avec accusé de réception.
Pouvez-vous nous préciser pourquoi ? (facultatif)