Quels sont les documents et informations obligatoires à donner à son locataire ?

Les documents de location remis par le propriétaire à la signature du bail

La location d’un logement débute toujours par la signature d’un contrat de bail. Que vous mettiez en location un bien meublé ou non meublé, vous devez commencer par remettre à votre locataire un exemplaire signé par les deux parties de ce contrat de bail de location. Mais le bail doit être transmis accompagné d’autres documents de locations de la part du bailleur, à savoir :

• Un dossier comportant plusieurs diagnostics techniques, comme le DPE (diagnostic de performance énergétique), un diagnostic amiante, un diagnostic électrique et un diagnostic gaz. Le diagnostic de performance énergétique (DPE) du logement est obligatoire depuis 2007 pour la location.
• Une notice d’information, qui explique quels sont les droits et les devoirs de chacun. Cette notice va donc détailler les termes mentionnés dans le contrat de bail.
• Un état des lieux d’entrée.
• Une copie de la grille de vétusté si les deux parties en ont convenu ainsi.
• L’attestation d’assurance du locataire contre les risques locatifs.
• Un extrait du règlement de copropriété si le logement se situe dans un immeuble collectif.
• Une autorisation de mise en location le cas échéant, si le logement se situe dans un secteur d’habitat dégradé.
• L’acte de cautionnement si vous avez demandé au locataire de faire appel à un garant.
• S’il s’agit d’un logement meublé, vous devez également faire un inventaire détaillé du mobilier et des appareils électroménagers qui équipent le logement.

Les documents de location remis par le bailleur pendant le bail

Durant la location, vous devez transmettre différents documents de location qui incombent au bailleur.

La quittance de loyer

Chaque mois, le locataire vous verse son loyer. Une fois que vous avez perçu la somme du loyer, vous devez émettre une quittance de loyer et la lui transmettre. S’il ne vous a pas réglé le loyer, vous pouvez alors émettre un avis d’échéance de loyer, destiné à lui rappeler qu’il doit vous le payer, mais ce document n’est en revanche pas obligatoire. Ces documents sont toujours transmis gratuitement, vous ne pouvez les facturer au locataire.

Les justificatifs de régularisation des charges

Les charges sont toujours payées au réel dans le cadre d’une location vide, mais elles peuvent être payées au forfait dans le cadre d’une location meublée, ce qui implique une régularisation annuelle des charges. Cette régularisation doit alors être justifiée, ce qui implique de transmettre au locataire un relevé. Mais si les charges sont payées au réel, vous devez là encore transmettre des documents au locataire. Lors du premier appel des charges, vous devez lui fournir :

• Les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
• Le budget prévisionnel lorsque le logement se situe dans une copropriété.

Vous devez aussi fournir certains documents un mois avant la régularisation annuelle, à savoir :

• Le décompte des charges locatives, en distinguant électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.
• La répartition des charges entre les locataires si le logement se situe dans une copropriété.
• Une information au sujet des modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Les documents de location remis par le bailleur au départ du locataire

Au moment de la rupture du bail, les documents que vous allez remettre au locataire diffèrent en fonction du motif de la rupture :

• Si le locataire a lui-même résilié le contrat, vous devrez simplement lui remettre une dernière quittance de loyer.
• Si vous êtes à l’origine de la rupture du bail, vous devez lui remettre un courrier pour notifier le congé, en justifiant cette rupture du contrat. Il ne peut s’agir que d’un motif autorisé, à savoir vendre le logement, l’occuper vous-même, ou pour un motif réel et sérieux. De plus, vous devez joindre au congé une notice informative qui mentionne les obligations du bailleur et les voies de recours et d’indemnisation du locataire.

Les documents qu'un propriétaire n'a pas le droit de demander

Lorsque l'on évoque les documents qu'un propriétaire est tenu à remettre à son locataire, comment ne pas songer à ceux qu'un propriétaire a interdiction d'exiger que son locataire lui remette ? Alors que loi Alur dresse une liste exhaustive des justificatifs (de domicile, d'identité, d'activité professionnelle…) qu'un bailleur est en droit de demander à son locataire, voici quelques exemples de documents qu'il lui est défendu d'exiger :

• RIB (Relevé d'Identité Bancaire),
• livret de famille,
• relevé de compte bancaire,
• chèque de réservation,
• mandat cash,
• extrait de dossier médical.