Quels documents sont à joindre à une convocation en assemblée générale des copropriétaires ?

L’article 11 du décret du 17 mars précise que doivent être notifiés, au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

• Lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes : l'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé.
• Lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel : le projet du budget présenté, avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté.
• Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux, ainsi que les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution, lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat.
• Le ou les projets de contrat du syndic, accompagnés de la fiche d'information, lorsque l'assemblée est appelée à se prononcer sur la nomination d’un syndic.
• Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes.
• Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice.
• Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire – quand il en a été désigné un par le président du tribunal judiciaire –, lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question, dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions.
• Les projets de résolution mentionnant, d'une part, la saisie immobilière d'un lot, d'autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l'assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d'un lot.
• Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur parties privatives, une analyse des solutions éventuelles n'affectant pas ces parties.

Outre les documents vus précédemment, le syndic doit joindre à l’ordre du jour les documents suivants pour la pure et simple information des copropriétaires : 

• Les annexes au budget prévisionnel.
• L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération.
• L'avis rendu par le conseil syndical, lorsque sa consultation est obligatoire.
• Le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical et le bilan établi par le conseil syndical.
• En vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.
• L'état actualisé des lots délaissés.
• Le compte-rendu de la dernière réunion du conseil des résidents.
• Le descriptif détaillé des travaux envisagés.
• Une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d'un tel emprunt est inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Lorsque l'immeuble est pourvu d'une installation centrale de chauffage, de froid ou d'eau chaude sanitaire, commune à tout ou partie des locaux occupés à titre privatif, et est soumis à l'obligation d'individualisation des frais, le syndic doit inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux permettant de munir l'immeuble d'un tel dispositif d'individualisation, ainsi que la présentation des devis élaborés à cet effet. Lorsque ce dispositif est installé et qu'il est télérelevable, le syndicat des copropriétaires transmet à chaque copropriétaire une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de ses locaux privatifs, selon des modalités précisées par décret en Conseil d'État, notamment en ce qui concerne la fréquence de cette information.

Le syndic transmet à chaque copropriétaire, concomitamment avec la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes, une note d'information sur la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son logement.