Vous avez mis votre logement en location et les candidatures commencent à arriver ? Entre les coordonnées, les revenus et les justificatifs, difficile parfois de s’y retrouver. La fiche de renseignement locataire permet de rassembler les informations utiles sur chaque candidat et de comparer les dossiers plus facilement. Quelles informations pouvez-vous réellement demander à un futur locataire ? Voici comment utiliser ce document tout en respectant les règles.
- La fiche de renseignement locataire centralise les informations d’un candidat et aide à comparer les dossiers.
- Avant la visite, la CNIL recommande de demander seulement nom, coordonnées et critères de recherche.
- Après la visite, vous pouvez demander revenus et garanties, mais le ratio des trois fois le loyer n’est pas obligatoire.
- Les justificatifs autorisés sont encadrés par le décret du 5 novembre 2015.
- Sont interdits le relevé bancaire, la carte Vitale et toute discrimination, tandis que le RGPD impose information, sécurité et suppression.
Fiche de renseignement locataire : à quoi sert-elle ?
La fiche de renseignement locataire est un formulaire qui regroupe les principales informations concernant un candidat à la location : identité, coordonnées, situation professionnelle, revenus et garanties proposées.
Son intérêt ? Éviter de jongler entre plusieurs documents pour retrouver une information. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble de chaque candidature et pouvez plus facilement :
- vérifier que le dossier de location est complet ;
- évaluer la capacité du candidat à payer son loyer ;
- comparer les candidatures selon des critères objectifs ;
- préparer la signature du bail une fois votre locataire choisi.
Même si elle n’est pas obligatoire, la fiche de renseignement locataire permet de mieux connaître le profil d’un candidat et de repérer d’éventuelles incohérences dans son dossier.
Quelles informations demander dans une fiche de renseignement locataire ?
Avant ou après la visite, les informations à demander ne sont pas les mêmes ! La CNIL distingue ces deux étapes pour encadrer la collecte des renseignements sur les candidats.
Avant la visite : les coordonnées suffisent
Vous souhaitez organiser une visite ? Pas besoin de connaître le salaire du candidat ni son type de contrat de travail.
À ce stade, la CNIL recommande de limiter les renseignements demandés à :
- son nom et son prénom ;
- son numéro de téléphone ou son adresse e-mail ;
- ses critères de recherche, si nécessaire.
Elle précise également que la visite ne devrait pas être conditionnée à la transmission de justificatifs, notamment financiers.
Après la visite : la situation professionnelle et les revenus
Le candidat souhaite louer votre logement ? Vous pouvez alors lui demander des renseignements complémentaires pour étudier sa candidature :
- sa situation professionnelle (salarié, indépendant, étudiant, retraité, etc.) ;
- son activité (profession exercée, type de contrat de travail) ;
- ses ressources (salaires, pensions ou autres revenus) ;
- ses garanties (présence d’une caution ou recours à un dispositif comme Visale).
Ces informations vous permettent notamment d’apprécier la solvabilité du futur locataire.
On entend souvent dire qu’un locataire doit gagner trois fois le montant du loyer. Ce n’est pas une obligation légale ! Certains bailleurs ou assureurs utilisent ce ratio, mais il ne doit pas vous conduire à écarter automatiquement une candidature sans examiner l’ensemble des ressources et garanties.
Quelles pièces justificatives peuvent accompagner la fiche de renseignement locataire ?
La fiche rassemble les informations déclarées par le candidat. Mais pour vérifier son dossier, vous pouvez aussi demander certains justificatifs. Attention, leur liste est encadrée par le décret du 5 novembre 2015 !
Selon la situation du candidat, les documents à fournir peuvent comprendre :
- une pièce d’identité en cours de validité ;
- les trois derniers bulletins de salaire ;
- un contrat de travail ou une attestation de l’employeur ;
- le dernier avis d’imposition ;
- un justificatif de domicile (quittances de loyer, attestation d’hébergement…) ;
- un justificatif d’activité pour les indépendants ou les étudiants ;
- des justificatifs de ressources complémentaires, comme une pension ou des prestations sociales ;
- les documents autorisés concernant le garant, si le candidat en présente un.
Un étudiant, un salarié ou un indépendant ne fourniront donc pas nécessairement les mêmes documents.
Quels documents sont interdits dans un dossier locataire ?
Même pour vous rassurer sur la solvabilité d’un candidat, certains documents ne peuvent pas être exigés comme :
- un relevé de compte bancaire ;
- une carte Vitale ;
- un livret de famille ;
- un contrat de mariage ou un jugement de divorce ;
- un extrait de casier judiciaire.
Il est également interdit de sélectionner un locataire sur des critères discriminatoires, comme son origine, sa religion ou son état de santé. Et ce n’est pas sans conséquence ! Si vous exigez un justificatif non autorisé, vous risquez une amende pouvant atteindre 3 000 €, voire 15 000 € si le bailleur est une personne morale.
Modèle et exemple de fiche de renseignement locataire
Vous souhaitez centraliser les candidatures sans créer votre propre formulaire ? Un modèle de fiche de renseignement locataire vous permet de gagner du temps et de retrouver les mêmes informations pour chaque dossier.
L’idéal est de choisir un document simple, avec des rubriques distinctes pour les coordonnées, l’activité professionnelle, les ressources et les garanties.
Avant d’utiliser un modèle trouvé sur Internet, vérifiez qu’il ne réclame pas d’informations excessives ou de documents interdits. Tous les formulaires ne sont pas forcément conformes à la réglementation !
Comment bien remplir et utiliser une fiche de renseignement locataire ?
Une fiche de renseignement bien remplie facilite les échanges entre le candidat et le propriétaire. Mais pour qu’elle soit vraiment utile, chacun doit adopter quelques bons réflexes.
Côté locataire : présentez un dossier clair et cohérent
Lorsque vous remplissez votre fiche, vérifiez que les informations sont exactes et correspondent aux justificatifs transmis. Une erreur sur vos revenus ou un document qui n’est plus à jour peut compliquer l’examen de votre candidature.
Vous êtes indépendant, en CDD ou étudiant ? Votre situation mérite parfois quelques explications. N’hésitez pas à préciser les différentes ressources dont vous disposez et les garanties qui accompagnent votre dossier. De quoi aider le bailleur à mieux comprendre votre profil, sans multiplier les échanges.
Reste à transmettre votre candidature ! Avant d’envoyer vos justificatifs, assurez-vous de l’identité de votre interlocuteur. Une précaution qui n’est pas superflue face aux fausses annonces immobilières.
Côté propriétaire : comparez les candidatures avec méthode
Une fois les fiches de renseignements locataires reçues, vous disposez d’une première vue d’ensemble des candidats. Pour faire votre choix, commencez par vérifier la cohérence des informations avec les justificatifs fournis, puis comparez les dossiers à partir des mêmes critères objectifs.
Ne vous focalisez pas uniquement sur les revenus ou le type de contrat de travail. Un indépendant disposant de ressources régulières ou un étudiant bénéficiant d’une caution solide peut aussi présenter un dossier sérieux.
Si vous avez souscrit une assurance loyers impayés, pensez également à consulter ses conditions d’éligibilité. Un dossier peut vous sembler satisfaisant sans pour autant répondre aux exigences de votre assureur.
Vous avez trouvé votre futur locataire ? Il ne vous reste plus qu’à préparer le bail de location et à organiser son entrée dans le logement.
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Fiche de renseignement locataire et RGPD : quelles règles respecter ?
Nom, coordonnées, revenus, situation professionnelle… Une fiche de renseignement locataire contient des données personnelles. Que vous soyez propriétaire particulier ou professionnel, vous devez respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Concrètement, cela implique quelques précautions.
- Demander uniquement les informations nécessaires. La collecte doit rester proportionnée à l’objectif poursuivi.
- Informer le candidat. Il doit savoir pourquoi ses données sont collectées, qui peut les consulter, combien de temps elles seront conservées et comment exercer ses droits.
- Sécuriser les documents. Conservez les fiches et justificatifs à l’abri des regards indiscrets, qu’ils soient au format papier ou numérique.
- Limiter leur conservation. Pas question de garder indéfiniment les dossiers des candidats refusés ! À titre de référence, la CNIL considère qu’une conservation de trois mois en base active est en principe adaptée aux données recueillies pour vérifier la solvabilité des candidats.
Le candidat dispose également de droits sur ses données, notamment celui d’y accéder, de demander leur rectification ou, dans certaines conditions, leur effacement.
Pour transmettre un dossier de location en toute sécurité, les candidats peuvent utiliser DossierFacile, un service gratuit de l’État qui permet de constituer un dossier vérifié et de protéger les documents transmis.
Les questions fréquentes sur la fiche de renseignement locataire
Est-ce qu’une fiche de renseignement locataire est obligatoire ?
Non. Aucun texte n’impose l’utilisation de ce formulaire. Vous pouvez organiser l’examen des candidatures, mais devez respecter les règles relatives aux justificatifs autorisés, à la protection des données personnelles et à la non-discrimination.
Que devient la fiche de renseignement si la candidature est refusée ?
Le propriétaire ne peut pas la conserver indéfiniment. Les données doivent être supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, conformément aux règles du RGPD.
Faut-il remplir une fiche de renseignement pour chaque colocataire ?
Il est préférable que chaque candidat à la colocation fournisse les renseignements et justificatifs correspondant à sa situation. Vous pourrez ainsi examiner l’ensemble des dossiers, même si les colocataires signent un bail commun.
Peut-on demander les coordonnées de l’ancien propriétaire d’un locataire ?
Le bailleur peut demander certains justificatifs de domicile, notamment les trois dernières quittances de loyer. En revanche, les coordonnées de l’ancien propriétaire ne font pas partie des renseignements qu’il peut exiger systématiquement pour étudier une candidature.
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